14 Design-Regeln für Präsentationen

Seit einer Weile lese ich bereits das hervorragende presentationzen-Blog von Garr Reynolds aus Japan. Eine Grundlage seiner Empfehlungen bilden Zen-Einflüsse und so stehen sie in krassem Widerspruch zu der heute in Unternehmen meist gepflegten Unsitte völlig überladene Präsentationen an die Wand zu beamen und abzulesen. Der Gedanke, die gleiche Präsentation für einen Vortrag und den Versand per E-Mail für Nicht-Hörer des Vortrages zu nutzen, ist fehlgeleitet denn jede Information einer Präsentation lenkt vom Vortragenden ab. Sein aktueles Buch presentationzen DESIGN fasst viele grundlegende Empfehlungen zum Thema Design in leicht lesbarer Form mit sehr guten Beispielen und hervorragenden Fotos für Einsteiger und Intermediates zusammen. Gleich zu Anfang bietet Garr Reynolds 14 Design-Regeln an:

1. Beschränkungen annehmen
   Wahre Freiheit liegt nicht in der Maximinierung der Möglichkeiten, sondern findet sich ironischerweise dort im Leben, wo man wenig Wahl hat. Diese Grundeinstellung zieht sich durch das ganze Buch. Man soll die Beschränkungen eben nicht negativ sehen, sondern durch sie die Kreativität beflügeln lassen.

2. Zurückhaltung praktizieren
   Jeder kann einer Präsentation etwas hinzufügen, aber es ist sehr schwer zu entscheiden, welche Dinge man weglassen kann, insbesondere wenn es sich um die eigenen „Babies“ handelt. Mir persönlich fällt der Start relativ einfach…für einen Vortrag verschwinden erst einmal alle Firmenlogos, Seitennummern und „klassischen“ Powerpoint-Elemente. Eine leere Seite ist ein guter Anfang, zumindest in der eigenen Firma sollte jeder wissen wo man ist.

3. Wissen wann man aufhört
   Über die Zurückhaltung hinaus sollte man keinesfalls Elemente „für den Fall dass…“ hinzufügen. Wer Backup-Folien braucht, hat die Nachricht vorher nicht erfolgreich vermittelt.

4. In den Geist des Anfängers versetzen
   Experten sehen wenige Möglichkeiten, Designer dagegen nehmen bewusst Risiken in Kauf, besonders während der Analyse einer Aufgabe. Es ist wichtig, Probleme aus anderen Perspektiven zu betrachten.

5. Das Ego auf seinen Platz verweisen
   Man sollte sich in die Rolle des Zuhörers einer Präsentation versetzen. Die Grundidee ist Probleme im Interesse von anderen zu lösen.

6. Fokus auf die Designerfahrung
   Es ist wichtig, wie die Zuhörer mit dem Design interagieren, insbesondere die emotionale Komponente sollte nicht außer Acht gelassen werden.

7. Geschichten erzählen
   Am Besten nimmt man die Zuhörer auf eine Reise mit und beginnt mit einer Übersicht, widmet sich dann dem Detail um am Ende wieder das Oberthema aufzugreifen die Übersicht wiederherzustellen. Nichts ist schlimmer, als wenn der Vortragende eigentlich selbst nicht weiß was er genau erreichen will…wie soll es so denn der Zuhörer wissen?

8. Kommunikation statt Dekoration
   Ästethik ist zwar wichtig im Design, allerdings ist es viel wichtiger das auszudrücken, was notwendig ist. Jegliche unnötigen Elemente sollten aus einer Folie entfernt werden um die Nachricht so klar wie möglich zu machen.

9. Ideen statt Werkzeuge
   Werkzeuge kommen und gehen, Ideen bleiben. Gerade deshalb macht es Sinn, gute Präsentationen mit Papier und Stift, auf einer Serviette, einem Flipchart oder Whiteboard vorzubereiten. Die besten Bilder entstehen im Kopf, nicht auf dem Bildschirm.

10. Intention klarstellen
    Design ist nicht zufällig, es geht um Auswahl und Intentionen. Es geht um Prozesse, die oft systematisch sind. Am Ende sollte der Zuhörer einfach nur denken: „Es funktioniert“. Diese Einfachheit basiert auf bewusster Auswahl und Entscheidungen, insbesondere darüber was in die Präsentation hineinkommt und was nicht.

11. Von der Umgebung lernen
    Gute Designer bemerken und beobachten. Es bringt einen weit, wenn man kreativ, praxisnah, rational, analytisch, einfühlsam und leidenschaftlich ist.

12. Vereinfachen soweit möglich, aber nicht mehr
    …so zumindest Einstein. Dabei geht es darum dass Offensichtliche wegzulassen und das Bedeutsame hinzuzufügen.

13. Leeren Platz verwenden
    Freier Platz hat eine wichtige Bedeutung für Designer, Anfänger tendieren dazu jeden freien Platz sofort nutzen zu wollen. Aber gerade leerer Platz zeichnet gutes Design aus, insbesondere da er das Auge des Betrachters lenkt.

14. Regeln lernen und wissen, wann man sie bricht
    Über die Jahrhunderte haben sich viele Regeln, Empfehlungen und Gesetze etabliert. Aber im Design macht es manchmal Sinn sie zu brechen, wenn man weiß warum man dies macht. Grundlegende Designregeln sind wichtig und ein paar dieser Regeln werde ich in den nächsten Postings aufgreifen.

Das Bild stammt von daedrius auf Flickr.

Meine Präsentation ist endlich fertig…ist das wirklich so? Eine Checkliste.

Irgendwann kommt jeder, unabhängig von seinen Fähigkeiten bei der Erstellung einer Präsentation, zum ersten Mal an den Punkt: ich bin endlich fertig und lasst mich jetzt bloss in Ruhe (Teil 2 nur bei Powerpoint). Im Allgemeinen ist dies ein Trugschluss, ausgelöst durch die Befriedigung die wichtigen Inhalte für einen selbst gut aufbereitet zu haben. An dem Punkt beginnen die vielen Iterationen mit dem Ziel, die Präsentation für die Empfänger aufzubereiten. Hier ein Auszug aus meiner persönlichen Checkliste für die Abgabe einer Präsentation:

Powerpoint on speed – heute 30% Zeit gespart

Meine hochfliegenden Bloggingpläne sind heute der Müdigkeit nach einer ganztätigen Powerpoint-Session gewichen. Immerhin bin ich fertig geworden und das Ergebnis erfüllt die Qualitätskriterien. Allerdings säße ich jetzt ohne Nutzung des neuen Equipments nicht am Blog:

Warum sie Argumente visualisieren sollten nun visualisiert!

Ganz überrascht habe ich heute einen Pingback von Kailash Awati zum Posting Visualisieren Sie Ihre Argumente! bekommen. Sie/er hat mein Posting mit Google übersetzt und meine Anregung aufgenommen, die Argumente für die Visualisierung von Argumenten selbst wieder zu visualisieren. Lesen Sie das Ergebnis im Blog Eight to Lage:

@Kailash: you got the meaning of my posting absolutely right, many thanks for providing the visualization.

Visualisieren Sie Ihre Argumente!

Immer auf der Jagd nach den besten PM-Blogs bin ich kürzlich auf das Blog Eight to Late von Kailash Awati (Australien) gestoßen. Er hat sich in einem initialen Posting der Visualisierung von Diskussionen durch Issue Maps angenommen:

Diese Issue Map hat er am Beispiel der Diskussion why is there no silver bullet for software development (Fred Brooks) entwickelt.

Powerpoint war gestern, Präsentieren mit Prezi könnte die Zukunft sein

Gerade eben hatte ich ein wunderbares Aha-Erlebnis hinsichtlich Präsentationen. Sie kennen das Gefühl wenn man denkt so hätte das schon immer sein sollen. Golem.de hat eben einen Artikel über prezi.com veröffentlicht. Eine Seite, auf der man Präsentationen online zusammenstellen kann, die aus meiner Sicht deutlich überzeugender wirkt als Powerpoint und Konsorten. Ich kann das Golem-Video empfehlen um einen ersten Eindruck zu bekommen:

Sie behalten 10% Gehörtes, 20% Gelesenes und 80%(!) Gesehenes

Wie Aaron Stannard im mindmapping softwareblog schreibt, hat der Psychologe Jerome Bruner an der New York University nachgewiesen, dass Menschen

1. 10% von dem behalten, was sie hören,
2. 20% von dem, was sie lesen und
3. 80% von dem, was sie sehen.

Ähnlich hat eine aktuelle Studie der US Regierung gezeigt, dass 83% des menschlichen Lernens visuell erfolgt. Visuell aufgenomme Informationen werden zudem sechs mal besser behalten. Der Autor leitet daraus die im Bild gezeigten sechs Fragen und Diagramme für den Projektmanagement-Kontext ab.

Visual poetry or the beauty of information visualization

Zugegebenermaßen unterhalte ich Sie gerade mit leichterer Kost. Das ist dem momentanen Arbeitsanfall geschuldet: Vorbereitung auf IPMA Level D, Projektaquise und dem Aufnehmen von Podcasts. Die gute Nachricht ist: Episode 3 des Podcasts mit einem Interview zum DHL Air Hub Leipzig und Episode 4 mit Cornelius Fichtner zur Vorbereitung auf den PMP (mit all den Fragen, mit denen ich immer gelöchert werde), sind auf die Festplatte gebannt.

Für Sie gelesen: spannende PM-Blog-Postings der letzten Tage

Nach einer gewissen Flaute in den PM-Blogs, gibt es nun wieder jede Menge spannender Artikel. Hier meine persönlichen Favoriten der letzten Tage:

• 7 Wege zur Effektivität (Stefan Hagen)
  Eine emotionale Präsentation zum Thema Effektivität und Erfolg.
  Prädikat: unbedingt lesen.

• Die beiden Anti-Listen von Jahooda: 10 Gründe für den garantierten Misserfolg von Prozessen und Projekten.
  Prädikat: hoher Unterhaltungswert, sollte man gelesen haben.
• Wenn Sie noch eine Liste wollen: getzcope.com erläutert warum PM-Software eine blöde Erfindung ist.
  Prädikat: Werbung, aber lustig.
• Das ToolBlog empfiehlt eine Webseite, auf der man Dokumente nach PDF, PDF nach Word und Web nach PDF konvertieren kann.
  Prädikat: in die Bookmarks aufnehmen.

Viel Spaß beim Lesen und ein schönes Wochenende!