Einführung Risikomanagement mit kostenlosen Templates

Nachdem ich vor einiger Zeit mit Cornelius Fichtner eine Einführung in das Thema Risikomanagement im PMBOK^® Guide-Flavour aufgenommen habe, gibt es diesen Beitrag nun auch endlich hier im PM Podcast:

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Dieses Video existiert nicht

Abgesehen davon, dass Podcasts mit Cornelius eine Klasse für sich sind, kennen Sie nach dem 60-Minuten-Podcast Risikomanagement, best practices aus dem Bereich und können mit den beiden kostenlosen Risikomanagement-Templates von pm-templates.de umgehen bzw. sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Risk register (template) – get surprises under control

As promised when I recorded the risk management podcast episodes with Cornelius Fichtner, here is the documentation on my risk register template. Risk management always involves several steps:

1. risk/opportunity identification
2. qualitative analysis
3. quantitative analysis (optional)
4. response planning
5. risk/opportunity monitoring & controlling

This template supports the first two and the last two steps, serious quantitative analysis requires specialized tools (click to enlarge):

A crucial aspect of the template is priorization of risks and opportunities based on their probability and impact:

Risks and opportunities are classified as small, middle, high and fatal. This scheme has to be adapted for each organization.

Welches Template hätten Sie gern?

In den vergangenen Monaten habe ich viele relevante Projektmanagement-Templates unter pm-templates.de (bzw. pm-vorlagen.de) veröffentlicht. Welche ergänzenden Templates würden Sie gerne dort sehen bzw. welche Änderungen/Erweiterungen bestehender Templates?

Bitte bedenken Sie dabei dass zum Beispiel eine Meilenstein-Trendanalyse oder ein GANTT-Chart eher durch ein adäquates Tool unterstützt werden sollten. D.h. MS Office mag zwar das verbreitetste PM-Tool sein, allerdings möchte ich es nicht überstrapazieren.

Ich freue mich auf Ihre Vorschläge.

Vorgangsliste (Template/Vorlage) – Was ist zu tun?

Während man den ersten Plan für ein Projekt ausformuliert, macht es unter Umständen Sinn die Informationen über die notwendigen und optionalen Vorgänge außerhalb eines Tools zu sammeln. Zu diesem Zwecke hier ein kleines Formular basierend auf den Empfehlungen des PMBOK^® Guide.

BOSCARD – wie Sie die Entscheidung FÜR das Projekt bekommen

Ein wichtiger Schritt ist immer die Entscheidung für ein Projekt bzw. Vorhaben. Vermutlich auf Cap Gemini geht dabei die Darstellung als BOSCARD zurück. Die auf PROJECT SMART berichtete Vorgehensweise ist management-kompatibel und bietet sich für kurze Steckbriefe an. Die Inhalte, die die Abkürzung ausmachen sind:

• B – Background
  Hintergrundinformationen einschließlich der Gründe für das Projekt sowie eine Liste der Stakeholder, die vom Projekt profitieren
• O – Objectives
  Die Projektziele entsprechend den SMART-Kriterien
• S – Scope
  Inhalt und Umfang des Projekts basierend auf Eigenschaften und Funktionen
  

Dokumentierte kostenlose PM-Templates bei pmtips.net

Ich bin ein Freund von coopetition und in diesem Sinne möchte ich Ihnen die Template-Sammlung bei pmtips.net empfehlen. Dort finden Sie vor allem viele Informationen rund um die Inhalte der vorgeschlagenen Templates, dafür aber keine fertig formatierten Downloads in Excel- oder Word-Format.

Folgende Templates sind verfügbar:

• Statement of Work
• Project Status Report
• Communication Plan
• Risk Management Plan
• Lessons Learned
• Requirements Traceability Matrix
• Market Analysis
• Project Management Methodology
• Quality Management Plan
• Project Request Document
• Project Charter Document
• Business Case Document
• Change Order Request
• Resource Request
• Onsite Visit Progress Report
• Procurement Plan
• Lessons Learned Survey
• Disaster Recover Plan

CR (Template/Vorlage) – Änderungen müssen bewertet werden…

Wie im Rahmen der Veröffentlichung der CR-Liste bereits kommentiert, genügt es nicht für ein Projekt nur eine Liste von Änderungsanforderungen zu führen. Jede einzelne Änderung sollte über einen Change Manager, dies kann auch der Projektmanager sein, an das Projekt herangetragen werden und einen Bewertungsprozess durchlaufen. Alle größeren Changes sollten hinsichtlich möglicher Lösungsszenarien und deren Auswirkungen untersucht und von einem geeigneten Gremium entschieden werden. Die CR-Vorlage bietet Ihnen einen konkreten Leitfaden um eine Bewertung vorzunehmen, je nach Organisation sollten die Kriterien angepasst werden:

CR-Liste (Template/Vorlage) – keine Keks-Connection mehr…

Viele Projekte scheitern wegen unklarem Inhalt und Umfang. Zum einen ist häufig im Vorfeld der Rahmen des Projekts nicht klar abgesteckt worden, zum anderen kommen den Beteiligten während des laufenden Projekts viele gute Ideen, spätestens wenn sie den ersten Prototypen des Ergebnisses begutachten können. Die Durchsetzung eines effektiven Change Management-Prozesses ist ein wesentliches Mittel, um den Projektumfang im Griff zu halten.

Ein praktisches Problem vieler Projekt ist die „Keks-Connection“, d.h. die Fachseite spricht z.B. bei Softwareprojekten direkt die Entwickler an um Änderungen herbeizuführen. Auf diese Weise werden Inhalt und Umfang, Kosten und die Terminplanung des Projekts in unvorhersehbarer Weise geändert. Im Allgemein nimmt die Qualität bei dieser Vorgehensweise deutlich ab. Alle Chance Requests sollten über den Projektmanager oder einen dedizierten Change Request Manager für ein Projekt entgegengenommen werden.

Die Change Request-Liste ist ein wichtiger Dokument zum Nachhalten der Status der CRs eines Projekts:

Abnahmeprotokoll (Vorlage/Template) – bis auf Nacharbeiten…

Abnahmen sind immer ein leidiges Thema. Der Kunde bekommt meist nicht genau das, was er sich vorgestellt hat und der Lieferant ist der Meinung, dass er so ziemlich alles nach Vorgaben realisiert hat. In der Praxis zeigt sich im Rahmen der Abnahme, ob die Anforderungen ausreichend präzise formuliert wurden. Ggf. gab es auch schon einen Prototypen, zu dem der Kunde Änderungswünsche äußern konnte, vielleicht war er im Rahmen eines agilen Projekts auch ständig vor Ort im Team und hat Teilabnahmen erteilt.

Wie auch immer, es muss dokumentiert werden. Dies kann man mehr oder minder aufwendig gestalten. Das hier vorgestellte Abnahmeprotokoll stellt quasi einen Mindeststandard dar, in dem jede Anforderung zu einem bestimmten Termin zur Abnahme bereitgestellt wird und von einem Verantwortlichen zu einem weiteren Datum möglicherweise mit oder ohne Kommentare abgenommen wird: