Stop Meeting Failure, Get Your Productivity Back Today! – comes with a free template

Do you hate inefficient meetings? I do as my time is always limited I want to create the best results with it. So I put together some insipiration on how to do the right things the right way at the right time and hope it brings you on the path to successful meetings.
And BTW, the presentation got featured on the homepage of Slideshare on Sunday by their editorial team and has over 500 hits already…a reason to be proud for me and you can vote for me to as participant in the World’s best presentation contest 2010, although I will never stand a chance…it is just for the fun of it.

So here are the key points of the presentation:

1. When organizing a meeting you ask for the time of the participants, so make it worth their time.
2. Neither accept crappy meeting invitations nor stay in a meeting going bad. It comes with a price, but that does not mean that you cannot manage it.
3. And the most important thing: set a clear goal and communicate an agenda, then guide everybody through the meeting.

And of course you can use my free meeting notes template (german or english) to take notes and follow up.

Business iPad #12 – optimal präsentieren mit dem iPad und iPhone

Vor kurzem ist wieder eine neue Version von 2screens für iPad und iPhone erschienen und diesmal werden endlich meine Anforderungen erfüllt, auch wenn Apple wieder einmal daneben gegriffen hat.

Mein Ziel ist: Mit dem iPhone eine Präsentation auf dem iPad, angeschlossen an einen Beamer fernzusteuern, basierend auf einer Powerpoint-Präsentation beliebiger Größe. Weiterhin soll mit der gleichen Applikation die Präsentation auch interaktiv auf dem iPad bedienbar sein.

Mit dem letzten Update kann man nun wie folgt eine Powerpoint-Preso abspielen, wenn man einen Mac hat:

1. Präsentation in Powerpoint im Format 1024×768 als Bilder exportieren in einen neuen Pfad
2. Diesen Pfad mit der Endung .app ergänzen
3. Das iPad mit iTunes verbinden, dort im Reiter Apps nach unten scrollen und den umbenannten Pfad auf die Applikation 2screens ziehen
4. Bluetooth auf iPad und iPhone aktivieren
5. 2screens auf dem iPad aufrufen und den Pfad auswählen
6. In den Einstellungen von 2screens die Fernsteuerung aktivieren
7. Auf dem iPhone die 2screens-Fernsteuerung starten und verbinden
8. Mit den Hoch- und Runterpfeiltasten auf dem iPhone die Bilder wechseln

Animationen fehlen dabei, allerdings braucht man diese eher selten. Hier ein paar Screenshots:

Destillierte Tipps für state-of-the-art Präsentationen

Über das Projekt Log bin ich auf eine sehr gute Präsentation aufmerksam geworden, die die Essenz moderner Präsentationen erfasst:

Wer lieber liest, kann die besten Tipps auch in diesem Blog nachlesen:

• 14 Design-Regeln für Präsentationen
• Warum ignorieren Sie Typographie in Präsentationen?
• Farben – einer der wichtigsten Aspekte einer Präsentation
• 9 Regeln zur Perfektionierung von Präsentationen
• Präsentationsskills gekonnt präsentiert – die Zusammenfassung

Business iPad #6: Präsentationen – eine grauenvolle Erfahrung

Mit eine der wichtigsten Anwendungen des iPads für mich als Business User wäre die Erstellung, Bearbeitung und Wiedergabe von Präsentationen. Apple ist hier auf die hauseigene Applikation Keynote fixiert, die es ebenfalls als Desktop-Applikation auf dem Mac gibt und wahrscheinlich auch in Kürze als iPhone-Version geben wird. Als iPad App ist Keynote äußerst gut zu bedienen und für die Erstellung der kleinen Preso auf dem Wege gut geeignet. Aber welcher Kunde kann schon mit Keynote-Dateien etwas anfangen? Also zurück zu Microsoft, dem iPad und der Antwort auf die Frage, die mir ein Geschäftsmann gestern morgen im Flugzeug stellte: Haben Sie da Microsoft Office drauf?

1. Erstellung
   Die Erstellung von Präsentationen ist meines Wissens mit derzeitigen Tools im Powerpoint-Format nicht sinnvoll möglich.
2. Änderung
   Mit Documents to go kann man sich Powerpoint-Präsentationen ansehen, allerdings gibt es selbst bei einfachen Dateien bereits heftige Defizite bei der Darstellung, Änderungen beschränken sich scheinbar auf die Bearbeitung von Stichwortlisten. Wegen der Vorbereitung einer dringenden Kundenpräsentation habe ich dann Notizen für die Slides in Documents to go erfasst und diese im Zug auf dem Laptop in Powerpoint eingearbeitet.
3. Wiedergabe
   In Documents 2 go habe ich keine Möglichkeit gefunden, Powerpoint-Präsentationen als Vollbild sinnvoll darzustellen. Allerdings kann man sie auf dem Mac mittles Keynote in das .key-Format konvertieren und dann mittels iTunes auf das iPad schieben:

   
   

Interaktive Visualisierung komplexer Daten – kostenloses Tool von IBM

Wie sieht die Gehaltsstruktur an US-Universitäten oder der Alkoholkonsum US-Bundesstaat Michigan aus? Nicht wirklich inhaltlich relevant für uns, aber das verwendete Tool ist spannend. IBM hat vor einigen Jahren in Rahmen seiner Forschungsarbeit unter many-eyes.com eine kostenlose Plattform zur Visualisierung komplexer Daten aufgesetzt. Nachdem ich gestern das Blog bereits als eBook veröffentlicht habe, können Sie es jetzt selbst analysieren. Dazu habe ich alle Texte exportiert und das Gros der XML-Tags entfernt. Die Worthäufigkeit überrascht erstmal nicht:

Spannend ist dafür das interaktive Tool zur Analyse der Sätze. Hier ein Beispiel für das PMBOK, durch Klick auf das Bild gelangen Sie zum Diagramm:

Viel Spaß bei der Analyse ,-)

Präsentationsskills gekonnt präsentiert – die Zusammenfassung

Wie Sie schon bemerkt haben ist es um meine Zeit für Blogging gerade nicht luxuriös bestellt. Insofern greife ich in nächster Zeit eher gute Postings meiner Bloggerkollegen auf. Begeistert hat mich die Präsentation zu Präsentationsfertigkeiten, auf die das ToolBlog heute hingewiesen hat:

Sie fasst meine letzten Postings zu Präsentationen auf Basis des Designbuchs von Garr Reynolds gut zusammen:

• 14 Design-Regeln für Präsentationen
• Warum ignorieren Sie Typographie in Präsentationen?
• Farben – einer der wichtigsten Aspekte einer Präsentation
• 9 Regeln zur Perfektionierung von Präsentationen

9 Regeln zur Perfektionierung von Präsentationen

Im abschließenden Posting rund um das Präsentationsbuch von Garr Reynolds hier „the-best-of“ aus der zweiten Buchhälfte: Regeln erfolgreicher Präsentationen, die man einfach kennen sollte:

1. Formatfüllende Fotos
   Fotos sollten lieber über den Rand einer Folie hinausstehen um den Eindruck von Größe zu erwecken, kleine Fotos wirken häufig verloren und haben wenig Wirkung.

2. Auflösung von Fotos
   Die ideale Auflösung von Fotos für Präsentationen liegt zwischen 72 und 100 ppi, höhere Auflösung blähen lediglich die Präsentationsdatei auf.

3. Keine Cliparts
   Keinesfalls sollte man Standard-Clipart verwenden. Abgesehen davon, dass sie meist hässlich aussieht, wirken eigene Skizzen viel persönlicher.

4. Videos
   Es lohnt sich Videos in Präsentationen einzubetten um das Tempo zu ändern und den Zuhörer besser einzubinden. Allerdings sollten die Videos unbedingt direkt aus der Präsentation gestartet werden, während der Präsentation an Videoplayern herumzuspielen ist eher peinlich.

Farben – einer der wichtigsten Aspekte einer Präsentation

Farben und deren Harmonie macht einen wesentlichen Teil erfolgreicher Präsentationen aus. In einem kurzen Posting ohne viele Beispiele das Thema auch nur halbwegs zu erfassen ist nicht möglich. Deshalb hier einige wichtige Regeln aus dem neuen Buch von Garr Reynolds, übersetzt für dieses Blogformat.

• Der Kontrast zwischen Hintergrund und Inhalt sollte hoch zu sein, z.B. Pastelltöne auf dunklem Hintergrund oder intensive Farben auf hellem Hintergrund. In vielen Situationen hatte ich Projektoren, die Farben falsch wiedergegeben haben oder Kontrastprobleme mitbrachten. Aus diesem Grund lieber etwas übertreiben und nicht davon ausgehen, dass alles wie auf dem Bildschirm aussehen wird.

• Farbharmonie kann in Präsentationen einfach hergestellt werden indem „Varianten der gleichen Farbe“ eingesetzt werden. Wer lieber in die Fachbegriffe abtauchen will, dem lege ich das Buch von Garr Reynolds ans Herz, dort gibt es eine gute Einführung.

• Alternativ kann man Farben verwenden, die im Farbwähler nebeneinander liegen. Eine andere Möglichkeit ist der Einsatz von Komplementärfarben.

• Grundsätzlich ergänzt werden kann die Farbpalette durch eine besondere Farbe mit der Inhalte ausgezeichnet werden, die herausstechen sollen.

• Kalte Farben eignen sich eher für Hintergründe, dies gilt auch für Fotos mit eher kalten Farben. Der Grund ist, dass warme Farben vom Auge automatisch in den Vordergrund gerückt werden.

Einen schönen Hinweis fand ich die Möglichkeit, die Farbpalette aus einem Foto zu generieren. Entweder sucht man sich die Farben selbst zusammen oder verwendet beispielsweise Kuler von Adobe:

Kuler bietet zehntausende von guten Farbpaletten und faszinierende Tools um eigene Paletten zu erzeugen. Und damit genug zum Thema Farben für heute. Nächste Woche geht es mit Präsentationsdesign weiter.

Das Foto des Blattes stammt von Sarah Klockars-Clauser.

Warum ignorieren Sie Typographie in Präsentationen? Die wichtigsten Regeln!

Die meisten Computernutzer kennen sich so gut wie nicht mit Typographie aus und die meisten Bücher sind heute eher kostengünstig produziert denn Musterbeispiele dafür, wie gute Bücher aussehen sollten. Haben Sie die Schriftart in Ihrem Präsentationsprogramm bewusst gewählt? Nicht? Dann wird es Zeit, denn Schriften sagen viel über Sie und Texte, mit denen sie gesetzt sind aus.

Nachdem ich mich gerade als Fan des presentationzen-Blogs von Garr Reynolds und seinem neuen Buch geoutet habe hier einige Schriftarten, die er für Präsentationen empfiehlt:

• Baskerville – kultiviert, gediegen und und bewundernswert einfach
• Bodoni – elegant, subjektiv, klassisch und zugleich modern
• Caslon – gediegen, formell, kräftig aber anmutig
• Franklin Gothic – klassische serifenlose Schrift
• Frutiger – kräftig, lesbar, einfach, glatt
• Futura – elgante serifenlose Schrift
• Garamond – klassisch elegant, erwachsen
• Gill Sans – serifenlose Schrift mit ausgeprägter, warmer und freundlicher Persönlichkeit, meine Firmenschriftart und wenn Sie einen guten Browser haben auch die Schriftart dieses Blogs
• Helvetica – neutral ohne langweilig zu sein, einfach, zeitgemäß
• Optima – glatt, edel, beruhigend, elegant, aus meiner Sicht allerdings teilweise zu geringe Strichstärke für Präsentationen
• Rockwell – eigen, fett, selbstsicher