Praktischer Nutzen von Standards

Kurzartikel (Icon)Wie im Rahmen meines Vortrags über Projektmanagement-Standards beim PMI Berlin/Brandenburg Chapter versprochen, fasse ich die wichtigsten Punkte der Präsentation in Blog-Postings zusammen. Nach der Lektüre der Postings sollten drei Ziele erreicht sein:

  1. Sie wissen, welche Vorteile PM-Standards in der Praxis bieten,
  2. Für den PM-Standard Ihres Vertrauens wissen Sie, was sich vor kurzem geändert hat bzw. was sich in Kürze ändert und welche praktische Bedeutung dies für Sie hat und
  3. hoffe ich Standards entmystifizieren zu können.

Los geht es mit dem praktischen Nutzen von Projektmanagement-Standards in Organisationen:

Würfel (Comic, klein)  «  Rauchende Autos (Comic, klein)  «  Gemeinsame Sprache (Comic, klein)


Erste Begegnung mit einem PM-Standard

Jeder, der zum ersten Mal mit einem Projektmanagement-Standard in Berührung kommt, wird diesen im ersten Moment als bedrohlich empfinden. Standards

  • sind umfangreiche Werke,
  • in der Praxis nicht sofort anwendbar (ausgenommen am ehesten PRINCE2),
  • der praktische Nutzen ergibt sich meist erst nach längerer Zeit und
  • die Auswahl ist groß.

Würfel (Comic)

 

Was passiert ohne eine PM-Methodik?

Ohne eine Projektmanagement-Methodik werden die Projekte in einer Organisation auf Basis der Erfahrung der einzelnen Projektmanager durchgeführt. Dabei werden verschiedene Terminologien, Prozesse und Methoden verwendet. Letztendlich hat trotzdem jedes Projekt die Chance erfolgreich beendet zu werden, allerdings nicht mit optimaler Effizienz und Effektivität. Mangels gemeinsamer Vereinbarungen wirbelt das Projekt bei den Stakeholder eine Menge Staub auf, denn in jedem Projekt haben sie eine etwas andere Rolle zu spielen.

 

Rauchende Autos (Comic)

Gemeinsame Terminologie

Mit einer PM-Methodik wird vorrangig das Ziel einer gemeinsamen Terminologie verfolgt entsprechend dem Spruch Klares Denken, führt zu klarem Denken, führt zu sinnvollem Handeln, führt zu excellence. Anstatt zu Beginn einer Diskussion z.B. darüber zu diskutieren, dass Prozessgruppe in DIN 69901 etwas völlig anderes als im PMBOK bedeutet, kann man sofort über Inhalte reden. Somit kann man im Gespräch über die gleichen Dinge sprechen und daraufhin gemeinsame Ziele verfolgen. Weiterhin ist eine gemeinsame Terminologie die Grundlage für project management excellence.

 

Gemeinsame Sprache (Comic)

Project management excellence

Um excellence zu erreichen, ist die Einführung von Metriken notwendig, auf deren Basis man den Reifegrad einer Organisation misst. Im Vergleich zu anderen Organisationen, die die gleichen Metriken anwenden, hat man excellence erreicht, sobald man zu den „besten“ Organisationen gehört. Wie weit man sich entwickeln will, muss man dabei selbst festlegen.

Für die Messung der organisatorischer Reife bilden Standards die Grundlage. Auf Basis der Standards kann man dann mit organisatorischen Reifegradmodellen einschätzen, auf welcher Reifegradstufe man sich befindet. Das PMI bietet beispielsweise mit dem PMBOK einen Projektmanagement-Standard und mit OPM3 (Organization Project Management Maturity Model) das darauf aufbauende Reifegradmodell an. Ein anderes bekanntes Reifegrad-Modell ist CMMI. Letztendlich bedienen sich alle Reifegradmodelle Fragenkatalogen bzw. Anforderungslisten um eine Organisation in eine bestimmte Reifekategorie einzuordnen.

PM-Standards bieten eine Zertifizierungsgrundlage

Nun zurück zu PM-Standards. Idealerweise basiert die Projektmanagement-Methodik eines Unternehmens auf einem etablierten Projektmanagement-Standard wie dem PMBOK (PMI), PRINCE2, der NCB (GPM), der ICB (IPMA), DIN 69901 oder ISO 21500. Durch die Verwendung eines Standards wird die Grundlage für Zertifizierungen geschaffen. So können Entwicklungspfade für Projektmanager in Organisationen definiert und durch Zertifizierungen begleitet werden.

PM-Standards bieten Wettbewerbsvorteile

Daneben ermöglicht ein Standard Wettbewerbsvorteile, beispielsweise durch klare Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten, die den gleichen Standard einsetzen. Die Standardkonformität alleine bringt einer Organisation im Allgemeinen bereits ein erhöhtes Ansehen ein.

Hinweis: nicht alle Standards bieten Prozesse und Methoden. Die IPMA/GPM hat sich mit der ICB/NCB die Messung der Kompetenz von Projektmanagern auf die Fahnen geschrieben. Dort wird die Frage beantwortet, wann einem Projektmanager eine bestimmte Verantwortung übertragen werden kann. In allen anderen Standards werden Prozesse und Methoden beschrieben.

Zusammenfassung

Die allen PM-Standards gemeinsamen Vorteile im praktischen Einsatz sind

  1. eine gemeinsame Terminologie,
  2. die Schaffung einer Zertifizierungsgrundlage,
  3. die Grundlage für project management excellence und
  4. ein Schlüssel für Wettbewerbsvorteile

Und wieder einmal gilt man Dank Danny Weiser für die treffenden Illustrationen.

5 Antworten zu Praktischer Nutzen von Standards

  1. […] steht das Motto, jeder macht’s wie er will, an der Tagesordnung. Zum praktischen Nutzen von PM-Standards empfehle ich euch den Beitrag von Andreas Heilwagen, sowie eine Anleitung wie ich vom Standard zur […]

  2. […] alle Projektmanager einer Organisation nach eigenen Richtlinien, wie anschaulich im Posting Praktischer Nutzen von Standards von meinem Illustrator gezeigt. Das Ergebnis sind Verluste hinsichtlich Effizienz und […]

  3. […] Standard zur Methodik: Tailoring Den Kommentaren im Artikel zum Praktischen Nutzen von Standards liegt die Frage nach der Unterscheidung von Standards und Methodiken zugrunde. Neben der Antwort […]

  4. Die Schaffung eines einheitlichen Vorgehens basiert nur zum Teil auf Standards, denn diese beschreiben nur die Leitplanken. Der Mehrwert des konkreten Vorgehens ist aus meiner Sicht Ergebnis einer Methodik. Dafür muss ein Standard als Struktur erst mit Leben gefüllt werden, z.B. Methoden.
    Damit ergibt sich dann auch eine Anleitung für Junior Projektmanager, der Standard selbst liefert ie nicht.

    Für den Schritt vom Standard zur Methodik ist neben der genannten Transferleistung eine erhebliche Inhaltsanreicherung notwendig. Beispielsweise nennt das PMBOK nur die Earned Value Analyse, beschreibt aber nicht ihren Einsatz im Detail.

  5. Sandra sagt:

    Die Zusammenfassung ist meiner Ansicht nach ein guter Start… aber wenn das alle Vorteile sind, bezweifle ich ob die hohen Aufwände, die mit dem Einführung von Standards meist verbunden sind, wirklich gerechtfertigt sind.

    Spontan fallen mir jedoch weitere Vorteile ein:
    – Schaffung eines einheitlichen Vorgehens
    – eine Anleitung plus Hilfmittel auch für weniger erfahrene Projektmanager

    Letzteres setzt jedoch zumindest eine Transferleistung der häufig heftigen Theorie eines Standards in die Praxis voraus, aber immerhin: man denkt doch eher mal an alles woran man denken sollte. U.a. werden dann auch Themen die allgemein nicht
    so sehr im Fokus stehen wie z.B. Qualitätsmanagment im Projekt doch sauberer eingeplant und durchgeführt.

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