High-Speed Mail-Triage und effektive Arbeitsorganisation

Jochen Lillich vom Blog Selbstadministration hat am Wochenende über mehrere Verwendungszwecke für Evernote, einem Notizprogramm für Windows, Mac, iPhone und andere Smartphones, berichtet. Über Evernote und GTD hatte ich bereits berichtet, nun möchte ich anlässlich des o.g. Postings konkrete Empfehlungen auf Basis meines seit ca. einem Jahr etablierten Arbeitsstils mit Mail, Notizen etc. geben. Vielleicht sind auch neue relevante Tipps für Sie dabei:

1. Zeit sparen mit RSS
   Meine täglichen Informationsquellen (Webseiten) habe ich soweit möglich als RSS-Feed abonniert und erhalte Sie von Apple Mail im Eingangspostfach neben den Mails angezeigt. Somit entfällt der aufwendige Zugriff auf die meisten Seiten. Die alten nicht RSS-fähigen Seiten sind als Lesezeichen in einem Ordner in Firefox abgelegt und können mit Rechtsklick im Kontextmenü des Ordners alle gleichzeitig geladen werden. Die Prüfung auf relevante Inhalte ist dann immer noch aufwendiger als bei RSS-Nachrichten, allerdings spart man sich das einzelne Öffnen der Seiten.

2. Eingangspostfach
   Meine Inbox bearbeite ich mehrfach am Tag, vorzugsweise nachdem ich eine Aufgabe abgeschlossen habe. Ziel ist dabei, alle Mails entweder sofort zu erledigen, zu löschen oder geeignet zur Wiedervorlage zu kennzeichnen. Es ist von großem Vorteil, immer aktuell informiert zu sein, aber auf der anderen Seite die eigene Zeit sinnvoll zu managen.

3. Wiedervorlage
   Nach der Bearbeitung des Eingangspostfachs gehe ich mindestens einmal am Tag durch die Wiedervorlage. Die dort vorhandenen Mails sind längst in geeigneten Ordnern archiviert, aber eben zur Wiedervorlage gekennzeichnet. Entscheidungskriterium für die Einordnung dort ist die Frage, ob ich kurzfristig wieder aktiv werden muss.

4. Ordner „Gelegentlich“
   Dort landen alle Mails, die ich bearbeiten muss, die aber nicht dringlich sind. Der Abend, oder wenn man eine Auszeit braucht von anstrengenden Aufgaben, sind geeignete Zeiträume um regelmäßig diesen Stapel Mails zu dezimieren. Im Zweifelsfalls bleiben Mails dort auch eine halbe Woche liegen wenn die Prioritäten andere Dinge nahelegen. Anstatt eines Ordners kann man in Outlook beispielsweise die Markierungsfähnchen in verschiedenen Farben nutzen. Wenn dieser Ordner überquillt ist das ein untrügliches Indiz dafür, dass man sein Zeitmanagement nicht mehr im Griff hat.

5. Suchordner
   Insbesondere nach dem Urlaub ist die Inbox geflutet. Mit Suchordnern kann man sich hier Überblick verschaffen. Derzeit habe ich Suchordner für Mails und für RSS-Nachrichten. So kann ich im Zweifelsfall bei der Mail-Triage nur die E-Mails berücksichtigen und RSS-Nachrichten links liegen lassen. Je nach Ihren Aufgaben lohnt es sich diverse Suchordner anzulegen. Deren großer Vorteil ist, dass die Mails selbst schon längst in Ordnern archiviert sein können und damit einmal weniger angefasst werden müssen.

6. Notizen
   Bei den Notizen unterscheide ich zwischen kritischen Daten der Privatsphäre (z.B. Passworte) und Daten, auf die ich auch mobil Zugriff haben möchte. Die kritischen Daten landen in der Notizfunktion von Apple Mail, somit entfällt hierfür Wechsel in ein anderes Programm. Solange Apple Mail noch keine Notizen auf MobileMe synchronisieren kann, verwende ich für alles andere Evernote. Ich hoffe, dass ich mit MacOS X 10.6 sowohl private als auch mobil verfügbare Notizen in Apple Mail verwalten kann.
   In Evernote sind die Notizen kategorisiert nach Routinen (muss ich regelmäßig erledigen), Notizen (Dinge, die ich nicht vergessen will), Kundenanfragen etc. Letztlich will ich immer mit 1-2 Klicks die passende Notiz zur Hand haben, sowohl auf dem Laptop als auch auf dem Handy.

7. Kalender
   Gemeinsam mit dem Kalender ist die Liste der Quellen für meine Aufgaben komplett. Papierkram bleibt außen vor, wird aber grundsätzlich analog der Mails gehandhabt.

Täglich mache ich viele Durchläufe durch die Mail und seltenere Durchläufe durch alle anderen Tools. Ziel ist alles, was zu einer Aktion meinerseits führt, über möglichst wenige Kanäle hereinzuholen und schnellstmöglich zu kategorisieren um nichts herumliegen zu haben. Zu den Vereinfachungsmaßnahmen gehört auch, dass es keine doppelte Kalenderführung gibt (Laptop, Telefon etc.), sondern jeweils nur einen Service (z.B. MobileMe, Evernote-Server), der die Daten hält und automatisch synchronisiert. Auch die Kabelsynchronisierung eines Handies kostet sehr viel Zeit.

Zur weiteren Skalierung kann man E-Mail-Regeln einführen, die beispielsweise Mails von Mailinglisten sofort wegsortieren in passende Ordner. Glücklicherweise werden die Mailinglisten weniger und man kann zumehmend genau die Informationen abonnieren, die man unbedingt braucht.

Regelmässig sollten die Informationsquellen ausgemistet werden. Die Aufnahmekapazität ist begrenzt und das Lesen kostet Zeit. Deshalb lösche ich soviele Mails wie möglich aufgrund des Subjects und eliminiere RSS-Feeds, deren Informationsgehalt schwindet.

Ich hoffe Ihnen damit einige Anregungen für Ihre Vorgehensweisen gegeben zu haben.