Nochmal 10 Tipps zur E-Mail-Produktivität

Praxis (Icon)Jochen Lillich hat im Selbstadministrations-Blog zehn Tipps rund um das Thema E-Mail beschrieben, basierend auf einem Posting im Lifehacker-Blog. Sie decken sich teilweise mit meinem Posting zu High-Speed-Mail-Triage und erweitern sie:

  1. Markiere/Priorisiere Nachrichten, die allein an dich gerichtet sind
  2. Definiere wichtige Filter
  3. Lerne fortgeschrittene Suchfunktionen
  4. Bearbeite Mails in Blöcken
  5. Lass dir Dateien per E-Mail schicken
  6. Gruppiere und organisiere Deine Kontakte
  7. Verwalte deine E-Mails nach einem bewährten System
  8. Lass dich an Anhänge erinnern
  9. Konsolidiere mehrere Adressen in einem Postfach
  10. Automatisiere viel verwendete Textbausteine

Dazu einige konkrete Tipps:

Auf dem Mac gibt es sowohl eine leistungsfähige Desktopsuchmaschine, als auch eine hervorragende Suchfunktion in Apple Mail. Unter Windows sind ähnliche gute Lösungen verfügbar. Auf diese Weise findet man wirklich so ziemlich alles wieder.

Das Ding mit den Dateien finde ich unsinnig in der Liste, denn wer will automatisch auf eine Mail Attachments verschicken.

Bei der Verwaltung von Kontakten empfehle ich zusätzlich Tagging und Kommentare. Man sollte immer wissen, was man wann zuletzt besprochen hat und über Stichworte Kontakte finden können.

Hinsichtlich Automatisierung von Textbausteinen verwende ich auf dem Apple Keyboard Maestro, dies scheint aus meiner Sicht das beste Utility für diesen Zweck zu sein. Hier sollte man auch gleich Anrede, Abschlussformeln, Mailadresse und ähnliche Punkte auf auswendig gelernte Hotkeys legen.

In diesem Sinne viel Erfolg beim life-hacking

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