Kenne Deine Stakeholder!

Nachdem Müller in Teil 1 den Projektauftrag bekommen hat, gehen wir zum nächsten Schritt: Erkenne Deine Stakeholder.

„Als Stakeholder (engl.) wird eine natürliche Person (der Mensch in seiner Rolle als Rechtssubjekt) oder eine juristische Person (z .B. eine Institution) bezeichnet, die …“

Halt! Danke, liebe Wikipedia, aber Menschen, die Ihrer Rolle als Rechtssubjekt kommen nur in Büchern vor. Wie sieht es also in der Praxis aus?

Machen wir es einfacher: Jeder, der irgendein Interesse an dem Projekt hat, ist ein Stakeholder. Ein paar Beispiele:

• Projektleiter — ja, auch der Müller ist Stakeholder!
• Benutzer des Projektergebnisses — der sog. User
• Auftraggeber — der mit dem Budget, wenn nicht …
• Budgetverantwortlicher — … ein Controller o. ä. vorhanden ist
• Sponsoren — „Freunde“ unseres Projektes
• Berater — intern oder extern
• Lieferanten
• jeder Projektmitarbeiter

Und was sagt uns das? Da so viele verschiedene Interessen aufeinander prallen, müssen wir die Stakeholder verwalten. Auf pm-templates.de gibt es hierfür eine schöne Vorlage.

Die Liste betrachtet die wesentlichen Aspekte, die ein Stakeholder in unser Projekt einbringt:

Name, Firma, Telefon, eMail, Abteilung

Sie werden noch andere Listen mit Kontaktdaten führen, aber hier sind sie wirklich notwendig.

Rolle (Linie)

Die Projektorganisation weicht von der im „normalen Leben“ ab. Hier ist die Rolle gemeint, welche der Stakeholder im täglichen Geschäft außerhalb des Projektes einnimmt (z. B. Leiterin Einkauf, HR-Sachbearbeiter, Betriebsrat (!) …).

Rolle (Projekt)

Im Gegensatz zur Linienfunktion ist hier die Rolle im Projekt gemeint, z. B. „Tester Modul 1“, „Berater Feinspezifikation“, „Projektleiter“.

Auftrag, Ziele

Oft ergibt sich der Auftrag oder das Ziel schon aus der Projektrolle, es macht aber trotzdem Sinn, diesen explizit zu formulieren. So wird deutlich wo die Schwerpunkte aber auch die Grenzen des Engagements sind. So wird sich ein Tester selten mit dem Budget befassen – der Auftraggeber aber auf jeden Fall! Hausaufgabe: Was steht in dieser Spalte beim Projektleiter?

Chancen, Interessen

Jetzt wird es schon kniffliger: Wo sieht die betreffende Person Vorteile für sich (!) durch das Projektergebnis? Welche Interessen hat er oder sie, das Projekt erfolgreich zu beenden? Sein Sie konkret und beschreiben Sie es ausschließlich aus Sicht der einzelnen Person. Beispiel: „Reduzierung der Durchlaufzeit für Rechnungen, Verbesserung Termintreue“. Stellen Sie sich die Frage: „Was treibt ihn/sie an in diesem Projekt?“.

Risiken, Konfliktpotential

Offensichtlich das Gegenteil der Chancen und Interessen. Hier kommen alle Gründe rein, weshalb der Betreffende den Projekterfolg sabotieren könnte. Klingt verrückt, aber jeder hat mindestens einen Grund. So könnte der Kollege von eben zwar auf die Verringerung der Durchlaufzeit hoffen, sobald ihm aber deswegen ein Mitarbeiter wegrationalisiert würde, sieht die Sache schon wieder anders aus.

Maßnahmen

Was also tun? Das Wissen um die (Anti-) Motivatoren ist Gold wert. Pflegen Sie diese Liste und ergänzen/korrigieren Sie diese häufig. Im gleichen Zuge wird Ihnen auch oft einfallen, was Sie tun können, damit die Interessen gewahrt und Risiken abgewendet werden. Viele Aktionen laufen auf Kommunikation hinaus. So ist es wichtig für den Auftraggeber zu erfharen, dass die Rationalisierung in einigen Bereichen kritisch gesehen wird. Außerdem wollen Sie einen bestimmten Personenkreis regelmäßig über die Projektsituaion informieren, ggf. muss auch ein Newsletter her, um das interne Marketing zu befeuern. Wie gesagt, bewerten Sie diese Liste häufig neu!

Allgemein ist es wichtig, alle Stakeholder in diese Liste aufzunehmen. Das sind auch die externen Berater und die Chefs der externen Berater. Und tun Sie mir einen Gefallen: Vergessen Sie nie (mehrmals wiederholt) den Betriebsrat!

Die Liste ist auch nicht für das schwarze Brett bestimmt — halten Sie die Aufstellung vertraulich.

Unser Müller wird nun nach seinen Antrittsbesuchen bei den Stakeholdern diese Liste ergänzen und bekommt ein Bild davon, mit wem er es zu tun hat. Daher könnte diese Episode auch heißen: „Kenne Deine Pappenheimer!“