Kein Projekt ohne Auftrag

Der Satz, mit dem Ihre Projektmnagement-Karriere beginnen könnte, lautet in etwa so:

„Müller, Sie machen das!“

Je nach Temperament Ihres Vorgesetzten folgt nun eine kurze bis längere Begründung dieser Entscheidung – diese handelt von Erfolgen aus der Vergangenheit, Ihrem hohen Ansehen, fachlicher Qualifikation und weiteren netten Floskeln, die Ihnen jetzt nur leider gar nichts helfen. Denn eine Frage können auch die nettesten Worte und kiloweise Wohlmeinen nicht beantworten:

„Wie, was, wann, häh“?

OK – das sind mindestens vier Fragen, der gemeinsame Nenner ist aber das riesengroße Fragezeichen, welches sich vor Ihnen auftürmt.

Diese Serie von Artikeln beschreibt diese Situation und gibt Ihnen die Werkzeuge und Tipps an die Hand, die Sie für Ihr erstes Projekt brauchen werden. Auch erfahrene Projektleiter sind herzlich willkommen, um zu diskutieren und vielleicht auch noch etwas zu lernen.

Lassen Sie mich zuerst die aufkommenden Fragen sortieren:

  1. Wie geht es los?
  2. Was mache ich zuerst?
  3. Wann tue ich was und wie?
  4. Wie gehe ich mit den Dingen um, die ich jetzt noch nicht weiß, von denen noch nicht mal ahne, dass sie existieren?

Je nach persönlichem Leidenswillen drängen sich unzählige weitere Fragen auf, das geht soweit, bis man den Wal vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Hier die paranoide Variante:

  1. Warum schauen die mich alle so erwartungsvoll an? Die glauben doch nicht ernsthaft, ich wüsste was jetzt zu tun ist?
  2. Ich weiß doch noch gar nichts vor dem Projekt, kenne weder Rahmenbedingungen, genaue Ziele, Bedarf, Budget … Hilfe! Darf ich auch ablehnen? Eigentlich kann ich nur versagen …
  3. Warum habt Ihr mir das angetan?
  4. Wo ist die Tür?

In dieser Situation hat sich die Taktik des „Tief-Durchatmens“ bewährt – schütteln Sie alle Hände, ein nicht allzu verkrampftes Gewinner-Lächeln und schon haben Sie die erste Hürde genommen: Sie sind Projektleiter! Und keine Sorge: Sollten Sie zu der Erkenntnis kommen, dass der Projektauftrag nicht durchführbar ist, werden Sie die notwendigen Gespräche bestens vorbereitet bestreiten können.

Ich gehe in unserem Fall davon aus, dass Sie von Ihrem zukünftigen Projekt nicht den leisesten Schimmer einen Ahnung haben. Ihr Chef wollte Ihnen etwas Gutes tun und hat Sie mit leicht feuchten Augen in diese Schlangengrube geworfen – also gut!

A propos Projektauftrag: darum kümmern Sie sich jetzt als Erstes!

Kein Projekt ohne Projektauftrag!

Der Projektauftrag beschreibt das Ziel und die Rahmenbedingungen des Projektes und beschreibt oft:

  • Warum wird das Projekt durchgeführt? Z. B. Umsetzung von Vorschriften, Druck durch Wettbewerb
  • Was wird benötigt? Beschreibung des Umfangs des Projektes, welcher Nutzen soll erreicht werden?
  • Kosten-Nutzen-Kalkulation
  • Vorgaben und Rahmenbedingungen. Z. B. gesetzliche Vorschriften, Unternehmensrichtlinien

Bevor Sie also den Tatort verlassen, wenden Sie sich um und fragen Sie Ihren Auftraggeber nach dem Auftrag. Das macht nicht nur einen ersten starken Eindruck, sondern ist zwingend notwendig. Wenn Sie Ihr Zeil nicht kennen, werden Sie es auch nie treffen.

Der Projektauftrag ist (in der Regel) nicht eine komplett ausgestaltete Projektplanung, beinhaltet also nicht einen detaillieten Zeitplan, Ressourcenplanung, Risikobetrachtung usw. Wahrscheinlich werden Sie einen Termin zur Ablieferung genannt bekommen und ein Budget – mehr aber meist nicht.

Noch etwas: der Projektauftrag ist ein Schriftstück – nagut, eine eMail reicht auch …

Haben Sie Ihren Projektauftrag? Gut – dann gehen wir beim nächsten Teil auf die Suche nach den geheimnissvollen „Stakeholdern“.

6 Responses to Kein Projekt ohne Auftrag

  1. Paul sagt:

    Hat jemand Vorlagen für diese Projektleitervereinbarungen?
    evtl. sogar auf Englisch?

    • Einfach die Kunden-/Firmenvorlage für Word schnappen und die wichtigen Themen als Überschriften einfügen. Hier eine fertige Vorlage zu nehmen ist aus meiner Sicht nicht so zielführend, da die Organisationen alle recht unterschiedlich sind. Bei pm-templates.de habe ich auch Vorlagen teilweise nur als Checklisten aufgeführt aus diesem Grund. Sobald es um technische Spielereien geht, die einfach Zeit kosten oder detaillierte Checklisten vonnöten sind, werde ich versuchen diese in die Vorlagensammlung mit der Zeit aufzunehmen.

  2. Schöne Idee mit der Serie für Einsteiger! Hätte ich auch gerne gehabt 😉

    Etwas Off Topic, aber machen Sie doch eine Serie daraus – ich benutze „EG-Series“, was mit geringem Aufwand zu sehr netten Artikel-Serien bzw. Gruppen führt.

  3. […] Deine Stakeholder! Nachdem Müller in Teil 1 den Projektauftrag bekommen hat, gehen wir zum nächsten Schritt: Erkenne Deine Stakeholder. „Als Stakeholder (engl.) wird […]

  4. andreas sagt:

    Bereits beim Projektauftrag muss man skeptisch werden, wenn dieser undeutlich ist. Man sollte diesen in eigenen Worten formulieren und mit den Vorgesetzten abklären. Dann muss das Projektziel umfassend formuliert werden, ansonsten wird das Projekt zu einem Desaster.

  5. […] This post was mentioned on Twitter by Thomas Weller, PMP, soafaq. soafaq said: RT @thomas_weller: Teil 1 meiner Serie für neue Projektleiter: "Kein Projekt ohne Auftrag" auf Projekt Management Beratung http://bit.ly/bPCk9s #pm #fb #in […]

%d Bloggern gefällt das: