Und was hat der Enterprise Wiki nun konkret gebracht?

Auf dem Blog WissensWert laden Andrea Back vom Business 2.0-Blog und Jochen Robes vom WEITERBILDUNGSBLOG einmal monatlich zum Blog Carnival ein. Diesmal geht es um Wikis und konkret um die Frage des Nutzens von Wikis aus Sicht der Führungsetage.

In der Computerwoche und meinem Blog habe ich mich dem Thema schon einige Male angenommen, bin allerdings weniger auf die bisher konkret eingeführten Enterprise Wikis eingegangen. Dies möchte ich nun hiermit auf Einladung von Frau Back nachholen.

Diverse kleine Collaboration Projekte
Der Beginn meiner Wiki-Aktivitäten liegt schon lange in der Vergangenheit. Nach der Entwicklung eines verteilten Authoringsystems für Web-Plattformen lange vor der Entwicklung von CMS, XML etc., habe ich in diversen kleinen Projekten die Frage nach der Collaboration Plattform mit Wikis beantwortet. Neben einigen historischen Wikis kamen TWiki oder der MediaWiki zum Einsatz. Der wesentliche Vorteil der Wikis war, dass die Projektteilnehmer mit wenig Lernaufwand sofort Beiträge einstellen konnten und die dokumentierte Wissensmenge schnell wuchs. Die Einschränkungen hinsichtlich Layout sind nicht ins Gewicht gefallen, da der Fokus auf der schnellen Dokumentation lag. Rückblickend wüsste ich keine Technologie, mit der diese Erfolge so schnell hätten eingefahren werden können.

Virale Einführung eines Enterprise Wikis
In einem Tochterunternehmen eines internationalen e-Commerce-Unternehmens mit ca. 100 Mitarbeitern wurden vor einigen Jahren parallel von der Technik zwei kleine Wikis in Betrieb genommen. Die Entwickler und Administratoren stellten relativ schnell wichtige Dokumentationen bereit, die täglich genutzt wurden. Nach einer Weile stellte man sich die Frage, ob die benachbarten Abteilungen zwei Wikis brauchen und das Management wurde aufmerksam. Letztlich wurde die Entscheidung getroffen alles auf TWiki zu konsolidieren und das Wiki im Unternehmen über die Grenzen der IT hinaus zu promoten. Als TWiki-Administrator war ich relativ unglücklich über die schlechte Qualität der Software und die aufwendigen Konfigurationen. Auf der anderen Seite ermöglichte auch hier der einfache Zugang einen schnelle Aufbau umfangreicher Dokumentationen, welche aktiv genutzt und gepflegt wurden. Es bestätigte sich wieder einmal, dass Intranets zu schwergewichtig und kontrolliert sind, um Mitarbeiter wirklich zu Beiträgen zu verlocken. Wikis und ihre „jeder-darf-alles“-Philosophie haben hier klar die Nase vorn, fordern allerdings viel Vertrauen vom Management. Kontrollfreaks sind hier definitiv fehl am Platz.

Enterprise Wiki als Intranet
Bei einem großen mittelständischen Unternehmen begegnete mir eine firmenweite Installation von Confluence, einem kostenpflichtigen Produkt mit relativ hoher Qualität und einfacher Installation. Die zentrale Administration funktioniert gut, so dass jede Abteilung bzw. jeder Bereich seinen Teil vom Wiki pflegen konnte. Einzig und allein das Management verhinderte durch seinen großen Kontrollwillen die Nutzung der Stärken des Wikis. Letztlich wurde er zum Intranet degradiert und es fehlte aus meiner Sicht einige Begeisterung bei der Befüllung mit Inhalten, die ich in vorherigen Projekten wahrgenommen hatte. Trotzdem war er für meinen Teil des Projektes ideal, da ich meine Methodikhandbücher so bereitstellen konnte, dass sie schnell zu aktualisieren sind und das Wissen vernetzt ist.
Die vorherigen Handbücher in Word-Form auf dem Fileserver waren weder gut auffindbar, noch war das Wissen vernetzt. Wer blätter schon gern in Inhaltsverzeichnissen, wenn beim Lesen in einem Wiki idealerweise die Links zu vertiefenden Informationen gleich vor der Maustaste liegen.

Nutzung im eigenen Unternehmen
Nachdem ich ein zweites Mal die Schmerzen der Installation von TWiki und Ablegern sowie MediaWiki hinter mich gebracht und letztlich mangels Qualität und Featuren abgebrochen habe, versuchte ich es mit Codebeamer. Codebeamer ist zwar eine gut integrierte ALM-ähnliche Plattform, allerdings hat der integrierte JSPWiki so viele Macken, dass es mir den Spass vergällte. Letztlich habe ich jetzt Confluence im Einsatz und bin mit dieser Wahl glücklich. Schnell installiert, einfach administriert und einfach gut durchdacht. TWiki hat zwar an vielen Stellen mehr Features, diese funktionieren aber in ebensovielen Konstellationen einfach nicht. Derzeit dient Confluence als Plattform für ein Open Source-Projekt, als Plattform für die Interaktion mit Kunden sowie Plattform für die interne Firmenplanung und -dokumentation.

Konkret gebracht haben alle Enterprise Wikis Folgendes:

1. Schneller Aufbau von Content dank einfachem Zugang und geringem Lernaufwand
2. Vernetzung von Wissen
3. Ständig aktualisiertes und genutztes Wissen
4. Präsenz von Wissen anderer Abteilungen in der eigenen Abteilung
5. Einfache und schnelle Interaktion in verteilten Projekten

Für mich sind Wikis aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken und ich hoffe, dass sich weitere Wikis auf das Niveau von Confluence begeben und insgesamt die Qualität aller Wikis noch einmal deutlich professionalisiert wird. Ideal wäre auch, wenn Produkte wie SharePoint einen vernünftigen Wiki spendiert bekämen, die Version dort ist eher ein Lippenbekenntnis und macht eingefleischte Wiki-Nutzer nicht glücklich.

In diesem Sinne: Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern und lassen Sie sich auf eine der besten Enterprise 2.0-Technologien ein!

Wer es lieber humorvoll mag. Der Beitrag Die Kuh im Propeller vom besser 2.0-Blog ist ein wunderbarer Vergleich zum notwendigen Reifegrad einer Unternehmenskultur um für die Einführung von Enterprise 2.0-Werkzeugen gerüstet zu sein.