Wie Sie Höllenmeetings auf Kurs bringen

Die Tage erschien ein gutes Posting von Dana Brownlee auf Project Smart mit Tipps zum Leiten von Meetings mit schwierigen Teilnehmern. Sie unterscheidet dort den Dominator, den Multitasker und den Rambler (Schwafler) und gibt konkrete Tipps wie man ihnen begegnen kann. Sie sind aus meiner Sicht hinsichtlich der Formulierungen besonders geeignet für Meetings mit amerikanischen Teilnehmern.

  • Dominator
    Dieser Kandidat ist meist übermotiviert und sehr begeistert und kann, geeignet gesteuert, eine Bereicherung für das Team sind. Die andere Variante respektiert die Teilnehmer nicht und versucht vielleicht sogar das Meeting zu übernehmen. Es gibt einige Ansätze, um diese Personen in den Griff zu bekommen:

    • Für das Feedback danken und andere Teilnehmer nach ihrer Meitnung fragen
    • Den Kommentar wiederholen und dann nach anderen Ideen fragen um eine Liste zu vervollständigen
    • Verwendung von Notizzetteln auf denen alle ihre Ideen niederschreiben und reihum vorstellen
    • Personen ansprechen, die sich bisher nicht zur Wort gemeldet haben
    • Eine Pause einlegen und den Dominator an Bord holen
    • Gruppenarbeit
    • Verwendung eines Gegenstandes, der zum Reden ermächtigt um Unterbrechungen zu erschweren

  • Multitasker
    Das sind die, die sich nicht konzentrieren können, regelmäßig zum Blackberry greifen, andere Dinge lesen und eigentlich nur physikalisch anwesend sind. Die Tipps hier sind:

    • Gemeinsames Festlegen von ground rules mit den Teilnehmern
    • Alle Gadgets zu Anfang des Meetings abgeben
    • Beschränkung der Meetingdauer
    • 15 Minuten Gadget-Pause jede Stunde
    • Verwendung von Methoden wie Round robin, aktive Fragen, Gruppenarbeit etc. um die Leute bei der Stange zu halten
    • Verwendung einer kreisförmigen oder U-förmigen Stuhlanordnung um die Delinquenten gleich aus dem Konzept zu bringen, in dem man sich neben sie stellt
  • Rambler (Schwafler)
    Dies ist die Kategorie Teilnehmer, die vom Thema abschweifen und sich generell gerne reden hören. Und was kann man tun?

    • Agenda gut sichtbar auf ein Flipchart o.ä. schreiben und bei Bedarf darauf verweisen
    • Einsetzen eines Zeitmanagers, der kurz vor Ende der Zeit für einen Agendapunkt vorwarnt
    • Unterbrechen der Diskussion und fokussieren der Gruppe
    • Bereits zu Beginn festlegen, dass Randthemen offline genommen und in späteren Meetings behandelt werden
    • Verwendung einer Puppe o.ä., die aufgenommen wird, wenn jemand den Eindruck hat dass ein Rambler anfängt das Meeting vom Kurs abzubringen

Bei allen diesen Punkten ist es wichtig, Probleme sofort zu adressieren, da sie sonst schnell außer Kontrolle geraten und das falsche Signal an die Gruppe gesendet wird. Grundsätzlich sind Fragen ein mächtiges Werkzeug um schwierige Punkte anzubringen und gerade der Artikel auf Project Smart hat wunderbare Beispiele dafür, wie man Amerikaner wie rohe Eier perfekt im Meeting abholt.

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