Hiring externer Projektmanager – Do’s and Don’ts

Praxis (Icon)In der aktuellen Ausgabe des Projekt Magazins hat sich Michael Schiedermeier der Frage gewidmet, wie man externe Projektmanager rekrutiert. Darin weist er auf einige wichtige Punkte hin, aus meiner Erfahrung auf allen drei Seiten (Berater, Vermittler, Kunde) ergeben sich noch einige zusätzliche Anmerkungen.

Größere Unternehmen schließen heute selten direkt mit Externen Verträge ab und lagern diese Aufgabe häufig an Vermittlungsunternehmen aus. Dies hat auf der einen Seite den Vorteil der Arbeitsersparnis für das Unternehmen und ggf. günstigere Konditionen und Bedingungen durch Rahmenverträge, führt aber mangels Fachkenntnissen fast aller Vermittlungsunternehmen und dem Weg an der eigenen Personalabteilung vorbei häufig zu einem teureren und schlechteren Ergebnis, insbesondere bei komplexen Profilen wie denen von Projektmanagern.

Gerade in den Ausschreibungen findet man, wie von Herrn Schiedermeier gleich zu Anfang richtig ausgeführt, meist den Wunsch nach Allroundkünstlern, die neben tiefen Fachkenntnissen auch perfekte Projektmanager sein sollen. Diese Rolle des „technischen Seniorprojektmanagers“ ist ein klassischer Fehltritt in den üblicherweise geposteten Positionsbeschreibungen.

Wie macht man es nun richtig?


Zunächst müssen die Kunden bei der Suche nach Projektmanagern mit Intermediate und Seniorlevel darauf achten, die technischen Anforderungen gegenüber dem PM-Anteil zurückzunehmen. Weiterhin werden häufig externen Projektmanagern nur wenig Entscheidungskompetenzen zugestanden und damit der Nutzen des externen Know-Hows begrenzt. Die Checkliste im Artikel liefert einen guten Start für eine Ausschreibung:

  1. Scope
  2. Projektauftrag
  3. Rolle in der Projektorganisation
  4. Aufgaben
  5. Projektstatus
  6. eingesetzte PM-Methodik
  7. eingesetzte PM-Tools
  8. geplantes Projektende
  9. eingesetzte Technologien

Aus meiner Sicht sollten hier die Entscheidungskompetenzen und der gewünschten Erfahrungslevel bzw. die Projektgröße erwähnt werden. Während der Aquise in diesem Jahr bin ich immer wieder auf Ausschreibungen gestoßen, denen man den geforderten Erfahrungslevel nicht ansehen konnte. Wenn ein Vermittlungsunternehmen ausschreibt, sollte es zudem auch auskunftsfähig sein. Auch dies war in diesem Jahr kein Bereich in dem die Vermittler ausreichend vorbereitet waren. D.h. lieber sollten Kunden die Zahl der Ausschreibungsteilnehmer (Vermittler) einschränken und die teilnehmenden Vermittler dafür besser informieren. Dies sollte letztlich auch dazu führen, dass weniger und dafür passendere Profile von den Vermittlungsunternehmen bereitgestellt werden.

Nicht zuletzt schlägt der Einsatz von Externen auch immer wieder fehl, da die Einkaufsprozesse der Kunden sich über Monate hinziehen und gerade bei der aktuellen wirtschaftlichen Situation die Zusagen von Kundenseite wenig belastbar sind, Budgetkürzungen können jederzeit kommen. Insbesondere begehen die Vermittlungsunternehmen derzeit auch häufig den Fehler, die gesamten Risiken an den Einzelunternehmer weiterzureichen. D.h. der Mehrwert für einen Externen durch den Vermittler gibt es nicht. Eine regelmäßige Betreuung der Externen durch die Vermittler, die immer wieder suggeriert wird, findet de facto nicht statt.

Stattdessen sollte man als Externer die Verträge genau lesen. Viele Kundenschutzklauseln sind juristisch wenig belastbar, insbesondere wenn ein Vermittler versucht gleich einen ganzen Konzern in eine solche Klausel aufzunehmen. Einige Kunden haben diese Problematik erkannt und greifen durch Rahmenverträge bis in die Verträge zwischen Vermittlern und Externen durch, u.a. mit der Vorgabe Kundenschutzklauseln zu streichen und Margen zu limitieren.

Neben dem Problem, dass Externe häufig in Vorleistung gehen müssen, bleibt das Problem der Vertragsverlängerung. Meist werden diese erst Wochen nach Ablauf der Einzelbeauftragung und der Bindefrist des Externen umgesetzt. Damit besteht das Risiko, dass sich der externe Projektmanager aufgrund des Risikos keine Verlängerung zu erhalten, bereits ein neues Projekt gesucht hat. In besonders dreisten Fällen wurden Externen vom Kunden bis zum vorletzten Tag die Verlängerung zugesagt, um dann am letzten Tag mitzuteilen, dass nicht verlängert wird.

In der Praxis gilt es für alle Seiten die Situation der drei Parteien geeignet zu managen. Für die Zukunft sehe ich bei Großunternehmen Sinn darin mit festen Einkaufsbedingungen die Externen selbst über die Personalabteilung zu beschaffen um Kosten zu sparen und die Qualität zu erhöhen.

3 Antworten zu Hiring externer Projektmanager – Do’s and Don’ts

  1. […] Heilwagen setzt sich mit dem Hiring externer Projektmanager auseinander und gibt Tipps […]

  2. Einkauf und Personalabteilung sind in Großunternehmen heute zwei getrennte Welten: Ein Personaler weiß mit einem Freiberufler nichts anzufangen und umgekehrt ist dem Einkäufer die z.B. für ein Projekt erforderliche Personalpolitik fremd. Sehe hier auch keine Aussicht auf Besserung: beide Welten unterliegen ihren ureigenen Zwängen.

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