Risikoregister (Template/Vorlage) – Überraschungen in den Griff bekommen…

Wissen (Icon)Heutzutage leider stark unterbewertet, stellt ein gutes Risiko- und Chancenmanagement einen wichtigen Erfolgsfaktor für Projekte dar. Dies bezieht sich insbesondere auch auf kleine Projekte. Grundsätzlich läuft Risiko- bzw. Chancenmanagement in mehreren Schritten ab:

  1. Risiko-/Chancenidentifikation – welche Chancen/Risiken gibt es?
  2. Qualitative Analyse – wie gravierend/hilfreich sind sie?
  3. opt. quantitative Analyse
  4. Maßnahmenplanung – was tun?
  5. Risiko-/Chancensteuerung

Das Template unterstützt die ersten beiden und die letzten beiden Schritte, umfassende quantitative Analysen erfordern dedizierte Tools.

Risikoregister (Template)

Ein wesentlicher Aspekt des Templates ist die Priorisierung von Risiken und Chancen aufgrund von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung:

Risikoprioritäten
Die Einstufung der Auswirkung eines Risikos oder einer Chance erfolgt in den Stufen gering, mittel, hoch und fatal. Dahinter steht ein Katalog von Kriterien, der für jede Organisation geeignet angepasst werden muss. Dieses Thema wird in einem der nächsten Postings konkretisiert.

Nutzungshinweise

Ziel Identifizierung, Analyse und Steuerung von Risiken und Chancen
Vorgehensweise
  1. Identifizieren Sie auf Basis von Dokumenten, Interviews, Workshops etc. mögliche Risiken und Chancen und tragen Sie die Kurzbeschreibung in der Spalte Risiko/Chance ein.
  2. Tragen Sie die Folgen bei Eintreten des Risikos oder der Chance in der Spalte Folge(n) ein.
  3. Schätzen Sie die stochastische Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent ab und wählen Sie den passenden %-Eintrag in der Spalte % in der Spaltengruppe Bewertung vorher aus.
  4. Anschließend wählen Sie die Auswirkungskategorie in der Spalte Auswirkung in der Spaltengruppe Bewertung vorher. Damit erscheint in der Spalte P (= Priorität) in der Spaltengruppe Bewertung vorher eine Ampeleinstufung des Risikos bzw. der Chance. Diese wird in die erste Spalte des Formulars übernommen.
  5. Anschließend können Sie die geschätzten Kosten bzw. den Nutzen (negatives Vorzeichen) in der Spalte Kosten in der Spaltengruppe Bewertung vorher eintragen.
  6. Der nächste Schritt ist die Auswahl einer Risikostrategie und eines Status.
  7. Anschließend sollten Sie Maßnahmen planen um Risiken zu begegnen und Chancen zu nutzen und diese in der Spalte Maßnahme(n) zusammen mit den geschätzten Kosten in der Spalte Kosten Maßnahme(n) ergänzen.
  8. Optional können Sie anschließend eine erneute Bewertung von Risiken und Chancen vornehmen aufgrund der geplanten Maßnahmen. In dem Fall wird eine neue Priorität in der Spalte P in der Spaltengruppe Bewertung nachher errechnet und nun in die erste Spalte des Formulars übertragen.
  9. Zur Information dienen die nächsten vier Spalten mit Hinweisen darauf, welche Pläne (Zeit, Budget, Resourcen, Qualität) von den Risiken und Chancen betroffen sind.
  10. Grundsätzlich sollte für jedes Risiko und jede Chance ein Verantwortlicher in der Spalte verantwortlich benannt werden.
Technik Die Werte der Auswahlfelder sind in den ausgeblendeten Zeilen 22 bis 29 definiert. Sie orientieren sich an best practices und dem PMBOK® Guide des PMI. Die Matrix mit den Prioritäten ist auf einem zweiten Kalkulationsblatt namens Prioritäten untergebracht und kann dort verändert werden. Das Hinzufügen und/oder Entfernen von Zeilen und/oder Spalten erfordert eine Anpassung der Formeln auf dem ersten Kalkulationsblatt.

Den aktuellen Download-Link für das Template finden Sie unter pm-templates.de bzw. pm-vorlagen.de.

7 Antworten zu Risikoregister (Template/Vorlage) – Überraschungen in den Griff bekommen…

  1. […] – wie manage ich die großen Risiken und Chancen? In vielen Projekten sind Risikoregister noch keine Selbstverständlichkeit, auch wenn sie es längst sein sollten. Zum methodisch […]

  2. Hi,

    wow – ich bin begeistert. Ich kenne die langen Gesichter, wenn ich mit dem Thema Risikomanagement um die Ecke komme. Ich verwende daher oft ein sehr vereinfachtes Modell (werde ich demnächst mal auf meinem Blog posten).

    Daher meine Frage: Verwendet Ihr diese Methode eigentlich immer oder eher selten? Wie ist die Akzeptanz/Mitarbeit bei Kunden?

    Danke und liebe Grüße,

    Thomas

    • Ich verwende die vereinfachte Variante des Templates bei Kunden soweit möglich, teilweise auch ohne die geänderten Schätzwerte nach Definition der Maßnahmen. Und wie immer ist es ein spannendes Unterfangen, methodische Änderungen bei Kunden durchzuführen. Für mich ist entscheidend herauszufinden, welche Faktoren des Risikomanagements bei Kunden akzeptiert werden und dort die größte Auswirkung haben.

  3. […] priorisiere ich Risiken? In den vergangenen Tagen hatte ich bereits eine Vorlage für ein Risikoregister und ein Rezept zur Klassifizierung von Risiken und Chancen gepostet. Heute nun zum Abschluss die […]

  4. […] klassifiziere ich Risiken…ein Rezept Wie gestern versprochen, erläutere ich heute, wie man Risiken klassifizieren kann. Viele Unternehmen tendieren dazu […]

  5. Hallo Kollegen,
    finde es gut, dass ihr die Auswirkungen auch „nur“ in Klassen einstuft. Häufig findet man auch Quantifizierungen in Euro, die letztlich häufig willkürlich sind und nur zu Scheingenauigkeiten führen. Um das Ziel des RM zu erreichen (sich auf die wirklich wesentlichen Dinge/Risiken zu konzentrieren) reichen die Stufen aber vollkommen aus.
    Gruß
    Bernhard Schloß

    • Eine reine Auswirkung in Euro negiert die oft vielfältigen anderen Faktoren, die in eine Risikobewertung eingehen müssen. Deshalb habe ich hier einfach das Kostenfeld nur zur Information mitgeführt.

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