10 Erfolgstipps für Technische Projektleiter

Praxis (Icon)Im Blog PM Hut hat Justin Cross zehn Tipps für erfolgreiches technisches Projektmanagement zusammengetragen. Da Projektmanagement selbst der Schwachpunkt der meisten Projekte ist, kann man derlei Punkte trotz teilweiser Wiederholungsgefahr nicht häufig genug in Erinnerung bringen und jede dieser Listen betrachtet die Erfolgskriterien bestimmter Projektkategorien aus ihrer eigenen Sicht und ist somit wieder „neu“ und lesenswert.

  1. Fachliche Anforderungen und Erfolgskriterien
    Verstehen Sie, welche Anforderungen von welchen Stakeholdern getrieben werden sowie die Prioritäten und prüfen Sie die Anforderungsformulierungen auf die Einhaltung der SMART-Kriterien.

  2. Definition und Begründung der funktionalen Anforderungen
    Stellen Sie sicher, dass alle funktionalen Anforderungen auf die Geschäftsziele einzahlen und einen langfristigen Nutzen für das Projekt(ergebnis) erbringen, ansonsten treiben sie nur Kosten und sollten in Frage gestellt werden.

  3. Einsatzumgebung
    Stellen Sie sicher, dass das Projektergebnis seinen Nutzen entfalten kann. Dafür müssen Sie die Umgebung, einschließlich Nutzern, Organisationseinheiten, Prozessen, Vorgehensweisen und Technologien, kennen. Gründe für die Nichtakzeptanz einer Lösung können sein:

    1. Benutzer wissen nicht wie oder wann das Projektergebnis zu nutzen ist,
    2. sie mögen es nicht oder vertrauen ihm nicht.
    3. Der Service weiß nicht, wie das Projektergebnis zu unterstützen ist und
    4. der Betrieb weiß nicht, wie es zu betreiben ist.
  4. Alternative Lösungsdesigns
    Verstehen Sie die Lösungsalternativen und prüfen Sie die Auswahlkriterien. Einfluss können Lizenzvereinbarungen, vorhandene Skills, präferierte Partner etc. haben. Ziel sollte unter anderem die Reduzierung von Risiken sein, z.B. durch genaue Prüfung neuartiger Technologien vor deren Einsatz.

  5. Verfügbarer Erfahrungsschatz
    Bringen Sie alle Verantwortlichen für die Umsetzung von Änderungen in Systemen, Prozessen, Vorgehensweisen etc. an Bord. Diese Personen und Organisationseinheiten haben die notwendige Erfahrung und sind im Zweifelsfall die, die den Projekterfolg behindern könnten, wenn sie sich gegen das Projekt(ergebnis) wenden.

  6. Regelmäßige Kommunikation
    Anstatt gewohnheitsmäßig E-Mails zu nutzen, sollten Sie öfter zum Telefon greifen und das persönliche Gespräch suchen. E-Mails führen häufig zu Mißverständnissen. Weiterhin sollten Sie alle Anforderungen, Designs, Entscheidungen, Risiken etc. schriftlich festhalten. Für Dokumente sollte ein Abnahmeprozess etabliert sein, um sowohl Kommunikationsrisiken zu minimieren als auch festzuhalten, dass die Dokumente abgenommen wurden.

  7. Es wird nicht gutgehen
    Auch wenn Sie es glauben es klappt, es wird schiefgehen, insbesondere wenn Sie zu optimistisch geplant haben. Bekannte Fehler sind falsche Annahmen, Softwarefehler, Krankheit, Kündigungen und Änderungsanforderungen. Deshalb versuchen Sie möglichst frühzeitig Annahmen gegen belastbare Aussagen zu ersetzen, prüfen Sie Fehlerlisten und Probleme der relevanten Lieferranten, testen Sie alle wichtigen Softwarefeatures und beziehen Sie die Releasezyklen der Lieferanten in Ihre Planung ein.

  8. Qualitätssicherung und Testen
    Planen Sie die Qualitätssicherung und die Tests frühzeitig. Kurz vor dem Ende der Umsetzungsphase ist es zu spät, denn dann wird häufig die für Qualitätssicherung vorgesehene Zeit bereits missbraucht, um andere Probleme zu lösen. Falls Sie unsicher sind, sichern Sie sich Ressourcen für die Lösung von Problemen nach der Inbetriebnahme.

  9. Detaillierte Planung der Systemänderungen
    Zwei Dinge sind entscheidend für die Inbetriebnahme eines neuen oder geänderten Systems. Zum einen muss jeder Beteiligte die geplanten Änderungen kennen und die notwendigen Personen verfügbar sein, um Probleme schnell zu lösen und Fragen zu beantworten. Zum anderen muss es ein Rollback-Szenario geben, um auf die alte Lösung zurückzufallen.

  10. Aktivitäten nach der Inbetriebnahme
    Nach der Inbetriebnahme sollte das neue System Teil des operativen Betriebs werden. Planen Sie zusätzliche Zeit ein, damit kleine Verbesserungen umgesetzt werden, Performancemessungen durchgeführt und lessons learned festgehalten werden können, die zu zukünftigen Verbesserungen führen. Diese Punkte werden so gut wie in jedem technischen Projekt vorkommen, deshalb sollte man genug Zeit einplanen. Insbesondere bei mehrphasigen Projekten kann es sonst zu Problemen kommen.

Stefan Hagen und ich schwimmen heute morgen auf der gleichen Welle. Während ich dieses Posting schreibe, hat er ebenfalls eine 10-Punkte-Liste ausgegraben. Die

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