Projektaudits – so machen es die Großkonzerne, best practices

Wissen (Icon)Zum Abschluss meiner lessons learned-Woche möchte ich Ihnen einen Einblick in erfolgreiche Projektaudits bei Großunternehmen geben. Gestern abend hat Eva Bach, Projektauditorin bei der Deutschen Post DHL einen Vortrag über die Vorgehensweise in ihrem Konzern gehalten. Aus meiner Sicht sehr interessant, da die Post eng mit dem Deutschen Institut für Interne Revision (DIIR) zusammenarbeitet. Das Institut hat Mitte letzten Jahres dazu den Standard zur Prüfung von Projekten als Empfehlung für die eigenen Mitglieder veröffentlicht. Die ca. 10 Nettoseiten sind zwar nur ein erster Aufschlag, aber ich bin sicher, dass hier noch mehr kommt in den nächsten Jahren.

Hier nun die zentralen Inhalte aus dem Vortrag.

Im Wesentlichen scheitern Projekten aufgrund schlechten Projektmanagements (vgl. PWC 2004, Gareis 2000). Die Post wählt deshalb jährlich Großprojekte aus, die von der konzerninternen Projektrevision, einer Funktion der internen Revision, auditiert werden. Dazu gehört auch das im PM Podcast besprochene Projekt DHL Air Hub Leipzig.

Die Besonderheit ist, dass die Projektaudits bereits in frühen Phasen von Projekten durchgeführt werden. Auf diese Weise wird das Konzern-Know-How über Projektmanagement in die Projekte getragen und entfaltet bereits in der Anfangszeit eines Projekts, in der die meisten Korrekturen noch relativ einfach umgesetzt werden können, seine Wirkung.

Die vier Phasen eines Reviews sind

  1. Revisionsvorbereitung,
  2. Revisionsdurchführung mit Eröffnungsgespräch, Dokumentenprüfungen, Interviews und Schlußgespräch,
  3. Berichtserstellung und
  4. Follow-up 2-4 Monate später um zu prüfen, ob die Handlungsempfehlungen umgesetzt worden sind.

Dabei können die Auditoren auch verbindliche Vorgaben machen wenn Defizite im Projektmanagement offensichtlich sind.

Ziel der Audits ist die Früherkennung von Risiken und Kontrollschwächen. Das Senior Management hat den Vorteil, unabhängige Statusmeldungen und Bewertungen zum Projekt zu erhalten als Unterstützung der Project Governance. Somit stellen Audits für die Post einen wesentlichen Beitrag zur Sicherung der Unternehmensziele dar.

Die Empfehlungen des DIIR sehen für Audits die drei Gebiete Projektmanagement, Business Case und fachliche Anforderungen vor. Die Prüfungen selbst werden auf vier Ebenen durchgeführt:

  1. Strategie und Ziele,
  2. Vorgehensweisen und Kontrollen,
  3. Performanceanalyse und
  4. Projekt und Portfolio an sich.

Dazu wurde ein Project Audit Universe entwickelt (Diagramm im PDF vom DIIR oben), welches eine Tabelle mit den Projektphasen (Spalten) und den Wissensgebieten des PMBOK® Guide des PMI® darstellt. Dabei sind die Wissengebiete um die Themen Business Case und fachliche Anforderungen ergänzt worden.

Um die Audits erfolgreich durchzuführen, sind immer mindestens zwei Auditoren aktiv und alle Berichte werden vor der Weitergabe mit dem zuständigen Projektleiter abgesprochen. Auf der anderen Seite sind auch schon Projekt aufgrund von Auditergebnissen abgebrochen worden.

Die Vorteile von Audits sind für die Post:

  1. weniger Defizite in Projekten,
  2. Handlungsempfehlungen für Projekte,
  3. frühzeitige Korrekturmaßnahmen und
  4. Nutzung des konzern-internen Know-Hows und dadurch ggf. auch Ersatz teurer Berater.

Die Präsentation wird in den nächsten Tage auf der Homepage des PMI Berlin/Brandenburg Chapters veröffentlicht, ich pflege den Link dann hier nach.

2 Antworten zu Projektaudits – so machen es die Großkonzerne, best practices

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