Aufgabenliste und Zeitinventur (Template/Vorlage) – Woher bekomme ich mehr Zeit?

Wissen (Icon)Wenn Sie ein neues Projekt übernehmen oder einen neuen Job antreten, werden Sie meist von einer Unmenge Aufgaben erschlagen. Mit den Erfahrungen der letzten Jahre habe ich für Sie eine Aufgabenliste zusammengestellt, die bei der Priorisierung und der Kontrolle der Aufgaben hilft und eine Zeitinventur für das eigene Zeitmanagement enthält. Für beides gibt es viele Tools, allerdings helfen Outlook etc. nicht wirklich, wenn der zeitliche Notstand hereinbricht. Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Template sollte es schnell wieder aufwärts gehen, gefolgt vom Umstieg auf ein einfacheres Tool. Vor einiger Zeit habe ich zur Wichtigkeit der täglichen Aufgabenplanung die These 1 Stunde Zeit durch 8 Minuten Tagesplanung sparen gepostet. Hier nun der Weg dahin:

Aufgabenliste (Template)
Mit der Aufgabenliste planen und kontrollieren Sie Ihre Arbeit:

  1. Kategorie: was ist im Themenbereich zu tun?
  2. Prio: welche Priorität hat es?
  3. W: wie wichtig ist es?
  4. D: wie dringlich ist es?
  5. Aufgabe: was ist zu tun?
  6. terminiert bis kommuniziert: wie ist der Status?
  7. Delegation: ist delegiert? an wen?
  8. Review: wann ist das Wiedervorlagedatum?
  9. Termin: wann ist der Abgabetermin?
  10. Dauer: wie lange dauert die Aufgabe?

Die Prioritäten werden basierend auf einer erweiterten Form von Eisenhowers ABC-Quadranten errechnet:

Aufgabenliste (Prioritäten)

Entsprechend Dringlichkeit und Wichtigkeit werden folgende Prioritäten vergeben:

  1. A – sofort erledigen
  2. B – planen, terminieren
  3. C – reduzieren, eliminieren, delegieren
  4. D – Bodensatz
  5. x – Papierkorb

Der Bodensatz ist die wesentliche Ergänzung gegenüber Eisenhower. Im Gegensatz zur Arbeit eines Generals arbeiten die meisten Projektmanager in einem Arbeitsverhältnis, in dem man nicht allzuviele Aufgaben einfach dem Papierkorb zukommen lassen kann. Es handelt sich um den Bodensatz von Aufgaben, die weder besonders wichtig noch dringlich sind, aber trotzdem erledigt werden müssen. Bei überlasteten oder schlecht organisierten Kollegen, wächst er permanent, um dann mit schädlichen Folgen im Papierkorb zu laden. Meine Methode ist, möglichst täglich einen Teil davon abzuarbeiten bzw. neu zu priorisieren.

Parallel zur Dokumentation des Fortschritts der Afugaben können Sie eine Zeitinventur durchführen:

Zeitinventur (Template)

Tragen Sie neben Beginn, Ende und Dauer Kreuzchen in den vier Spalten

  1. Tätigkeit notwendig
  2. Zeitaufwand gerechtfertigt
  3. Ausführung zweckmäßig
  4. Zeitpunkt sinnvoll

ein. Aus den gewonnenen Daten gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse hinsichtlich der Korrektheit Ihrer ursprünglichen Einschätzungen und Planung als Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements. Bei weniger als 90% Kreuzchen wird eine rote Markierung in der untersten Zeile angezeigt um auf dringenden Handlungsbedarf beim Zeitmanagement hinzuweisen, Beginn, Ende und Dauer müssen Sie selbst auswerten.

Nutzungshinweise

Ziel Priorisierung, Planung und Kontrolle von Aufgaben bei kritischem Zeitmanagement
Anmerkungen Verwenden Sie dieses Template um Ihr Zeitmanagement während einer kritischen Phase zu unterstützen und zu analysieren. Kehren Sie danach mit den gewonnenen Erfahrungen zu einfacheren Instrumenten zurück.
Vorgehensweise Aufgabenliste
Tragen Sie geeignete Informationen in alle Spalten bis auf Prio ein. Für Wichtigkeit und Dringlichkeit gilt: kein Eintrag stellt den geringsten Wert dar, ein kleines „d“ für Dringlichkeit bzw. „w“ für Wichtigkeit entspricht dem normalen Niveau, ein großes „D“ bzw. „W“ steht für besonders dringlich bzw. wichtig. Die Spalte Priorität wird daraufhin automatisch errechnet.
Sobald ein Reviewtermin in der Vergangenheit oder auf dem aktuellen Tag liegt, wird er rot markiert.

Der Autofilter hilft Ihnen bei der Selektion von Aufgaben.

Zeitinventur
Blenden Sie über das kleine Pluszeichen (Gruppierung) die Spalten der Zeitinventur ein. Tragen Sie dann Werte für Beginn, Ende und Dauer ein und setzen Sie Kreuzchen (Buchstabe x) in den folgenden vier Spalten. Sie erhalten eine optische Warnung, wenn mehr als 10% der Zeilen nicht mit Kreuzchen gefüllt sind.

Technik Die Zuordnung von Prioritäten aufgrund von Wichtigkeit und Dringlichkeit können Sie in der Matrix auf der zweiten Seite des Excel-Sheets ändern. Sie sollten keine neuen Prioritäten einführen ohne alle Formeln zu aktualisieren. Es wurden lediglich einfache Formeln verwendet, um den Einstieg in das Excel-Sheet zu vereinfachen.

Den aktuellen Download-Link für das Template finden Sie unter pm-templates.de bzw. pm-vorlagen.de.

2 Antworten zu Aufgabenliste und Zeitinventur (Template/Vorlage) – Woher bekomme ich mehr Zeit?

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