Darth Mac Chronicles #7: Der Desktop-Messie und die Mail-Fee – Teil 2

Darth Mac (Icon)Gestern ging es um das Thema Desktop, heute wird im zweiten Teil das Thema Mail behandelt.

Die Inbox: Beschäftigungstherapie

Was machen wir nun mit den Mailsammlern?

  1. Soll ich Mails sammeln?
    Ja! Wenn Sie einer der Glücklichen mit einem Job sind, hat der Gesetzgeber Sie dazu verpflichtet ALLEN Müll aufzuheben. Die Interne IT denkt zwar meist immer noch, dass Festplatten teurer sind als die Arbeitszeit der Angestellten, aber wenn dieser Denkfehler einmal überwunden ist, können Sie auch endlich Ihre Mails pflichtgemäß aufbewahren.

  2. Alles in die Inbox
    Noch einmal: Wenn Sie gerne von den Papierstapeln links und rechts neben Ihnen erschlagen werden möchten, lassen Sie alles in der Inbox. Dann ist Ihnen nicht mehr zu helfen. Ansonsten sehen Sie zu, dass Sie bearbeitete Mail in sinnvollen Mailbox-Strukturen archivieren. Am Besten auf dem Mailserver, damit Sie auch unterwegs auf ALLE Mails Zugriff haben.

  3. Hilfe, es kommt eine Mail an!
    Cool bleiben. Die Mail hat kein Lichtschwert, das habe ich! Am Besten erstmal den Signalton für die neue Mail abschalten incl. jeglichen unsinnigen Popups. Die Mail fühlt sich wohl in Ihrer Inbox und Sie lesen Sie erst dann, wenn Sie wieder Ihre Mail gesammelt abarbeiten. Wenn Sie ständig jede Mail lesen (Hallo Blackberry-Anbeter!), werden Sie nicht effizient arbeiten können. Sie werden entweder ständig aus der Arbeit gerissen oder nerven die Umwelt durch ständiges Fuchteln mit Ihrem Lieblings-Gadget (tooooolllll, er hat ein Spielzeug, dass ich nicht haben darf). Heisser Tipp am Rande: nehmen Sie ein iPhone und die Blackberry-Jünger sind wieder neidisch.

  4. Ja und dann?
    Wenn Sie sich nun geordnet über Ihre Mail hermachen, gibt es ein paar Regeln zu beachten:

    1. Jede Mail wird nur EINMAL angefasst in der Inbox!
    2. Ist die Mail unwichtig: löschen (hat der Gesetzgeber nicht gesehen🙂 )
    3. Brauchen Sie mehr als 5 Minuten zum Bearbeiten, sortieren Sie die Mail in eine Mailbox für ernstzunehmende Arbeit.
    4. Können Sie die Mail sofort erledigen? Dann machen Sie das. Produzieren Sie dabei bitte keine Beschäftigungstherapie bei den Empfängern. Lieber einmal hingehen und persönlich klären, als ewig Mails bemühen.
    5. Haben Sie nichts zu tun? Dann entscheiden Sie, ob die Mail sinnvollerweise archiviert wird. Genauso wie bei Dateien sollten Sie hier geeignet strukturierte Ordner-Hierarchien verwenden.
    6. Ist die Inbox leer? Sehr gut, das war die Triage. Jetzt nehmen Sie sich die Mailbox für ernstzunehmende Arbeit vor und arbeiten Sie sie konzentriert nach Ihrer Arbeitsmethodik ab.

  5. Die Wiedervorlage
    Jedes gute Mailprogramm erlaubt Ihnen die Markierung von Mails und die Erstellung von Suchordnern, um markierte Mails aufzulisten. Wenn Sie eigentlich nur auf eine Reaktion auf eine Mail warten, markieren Sie die entsprechende Mail und archivieren Sie sie. Regelmäßig gehen Sie dann diese Suchordner durch und entscheiden, ob der Zeitpunkt für eine Nachfrage beim Empfänger gekommen ist oder sich die Angelegenheit erledigt hat.

  6. Was haben wir gewonnen?
    Dank der Suchmaschine jeden guten Mailprogramms finden wir JEDE Mail wieder, insbesondere können wir anhand des Ordners, in dem sie archiviert wurde, auch herausfinden in welche Ecke das Suchergebnis gehört. Dann verlieren wir uns nicht ständig in einer riesigen Müllhalde in der Inbox und verzweifeln, sondern fokussieren uns auf übersichtliche Themen-Mailordner.

Auch bei den Mails gilt: jeden Abend den Rechner erst ausschalten, wenn die Inbox leer ist. Wenn Sie diese Tipps beherzigen und in Ihre Arbeitsmethodik integrieren, werden Sie eine Mail-Fee werden. Leichtfüßig werden Sie Ihre Arbeit erledigen und nicht im eigenen Chaos ertrinken.

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