Zeitmanagement #10: Rationelles Telefonieren

Praxis (Icon)Zunächst ist Telefonieren ein Zeitdieb. Es reißt einen aus der Arbeit und den Gedankengängen, Anrufer sind regelmäßig schlecht vorbereitet und man selbst bündelt die Telefonat häufig nicht.

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Telefonate rationeller gestalten können.

  1. Fassen Sie Ihre Telefonate zu Telefonblöcken zusammen
  2. Rufen Sie an, wenn Ihr Ansprechpartner voraussichtlich anwesend ist
  3. Telefonieren Sie antizyklisch, also außerhalb der Stoßzeiten
  4. Bereiten Sie sich vor (Was will ich? Wer ist mein Ansprechpartner? Wieviel Zeit habe ich für das Gespräch?)

Am Ende eines Gesprächs sollten Sie die wichtigsten Punkte zusammenfassen und offene Punkte überprüfen. Im Rahmen der Nachbereitung sollten Sie das Gespräch ggf. schriftlich dokumentieren, offene Aufgaben in Ihre Planung übernehmen und ggf. einen Termin für eine Wiedervorlage setzen.

Den größten Zeitgewinn fährt man im Allgemeinen mit einer guten Vorbereitung ein. Denken Sie weiterhin daran, Ihren Ansprechpartner zunächst abzuholen, so dass Sie schnell die Ziele des Gesprächs erreichen.

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