Darth Mac Chronicles #5: 5 häufige methodische PM-Fehler und wie man sie vermeidet

Praxis (Icon)Wieder einmal inspiriert von PM Hut hier eine Liste von fünf typischen Projektmanagement-Fehlern aus dem methodischen Bereich. Allerdings habe ich die Empfehlungen teilweise verschärft, da mir die amerikanische Version nicht weit genug geht.

  1. Manage Dein Team und nicht den Projektplan
    Gekauft, der Projektplan ist nur ein Werkzeug und kein Selbstzweck, auch wenn manche Einsteiger MS Project als goldenes Kalb verehren. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement ist Leadership (Führung). Dazu gehört der persönliche Kontakt zu allen Stakeholdern, die Zahlen im Report sind zweitrangig.

  2. Integriere Collaboration Tools!
    Gemeinsame Dokumente auf Fileservern sind heute gängig, allerdings ungefähr so modern wie Morsen. Hier sind einige Anregungen für effizienten und effektiven Umgang mit Informationen:

    1. Fileserver: nur zur Archivierung von Projektergebnissen, denn es fehlen Versionierung und viele weitere Features
    2. Dokumentenportale: schon etwas besser, aber nicht gut genug. Hier gibt es bereits Versionierung, Kommentare etc.
    3. Wiki: sehr gut! Hier spielt die Musik heute. Monolithische Dokumente werden aufgebrochen und geeignete Teile und vernetzt. Versionierung, Kommentare etc. sind selbstverständlich. Idealerweise gleich ein Application Lifecycle Management Tool (oder eines, dass es mal werden will) wie Codebeamer einsetzen. Mehr dazu in den Wiki-Artikeln von Andreas Heilwagen in der Blog-Kategorie Wikis.
    4. Blogs: noch besser! All die Informationen, die mit der Zeit an Wert verlieren, aber von möglichst vielen interessierten Parteien gelesen werden sollen, gehören hierher. Blogs sind wunderbare Newsmaschinen.
    5. Microblogs (Twitter): ouch, nur wenn nichts dagegen zu unternehmen ist. Aus meiner Sicht ist der Informationsgehalt zu gering gegenüber der investierten Zeit. In Blogs muss man schon etwas mehr nachdenken, bevor man in die Tasten greift.
    6. RSS-Feeds: perfekt! Immer aktuell informiert sein, ohne Webseiten besuchen zu müssen. Und dazu optional auch immer gleich in der Mailbox. So kann man schnell nach wichtigen Informationen scannen.
    7. Mail: gelegentlich. Mails sind schwerfällig und bringen meist die Verpflichtung mit sich, von ihrem Inhalt Kenntnis haben zu müssen. Das schafft viel Zeitverlust, dann lieber die o.g. Tools nutzen und nur wichtige Kommunikation über Mail laufen lassen, die auf diese Art besser dokumentiert ist.
    8. Chat: Meine favorisierte Methode verteilte Teams zusammenzuhalten. Hier kann man besser als mit Microblogs zeitfressende Telefonate durch geruhsamer ablaufenden Informationsaustausch ersetzen. Nichts gegen Telefonate, aber für manche Dinge braucht man etwas mehr Zeit.
    9. Foren: Gut für Diskussionen, deren Inhalt archiviert werden sollte.
    10. Suchmaschine: ohne geht es nicht! Wenn die vorgenannten Tools genutzt werden, müssen sie unbedingt durch eine leistungsfähige Suchmaschine verbunden werden, die auch alle Attachments indiziert.
  3. Specke den Projektplan ab
    Auch schon mal den Projektplan als Notizblock missbraucht? Ja? Abspecken! In den Projektplan gehören nur die Dinge, die verfolgt werden müssen. Das Projektteam ist kompetent und kann sich die Notizen zu seinen Arbeitspaketen auch selbst verwalten, auf der Ebene managed man kein Projekt. Außerdem kostet Mikromanagement massiv Zeit, der keine relevante Ergebnisverbesserung entgegensteht.

  4. Notfallpläne ab dem 1. Tag
    Die Kosten für Änderungen steigen, je länger das Projekt läuft. Gute Notfallpläne von Anfang an zur Hand zu haben, kann erheblich Zeit sparen bei mäßigem Aufwand. Außerdem kennt man dann bereits viele Risiken durch die Planung deutlich besser und kann früher eingreifen.

  5. Aufwand und Risiken aufeinander abstimmen
    Achte darauf, dass die die Energie des Teams auf die kritischen Aufgaben fokussiert ist. Es macht keinen Sinn 80% des Aufwands für 20% der Businessfunktionalität aufzuwenden, wenn diese 20% nicht kritisch sind. Im Zweifelsfall können sekundäre Anforderungen gestrichen werden, wenn dafür die primären Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden.

Wer die Variante der Tipps mit typisch amerikanischen Kuschelfaktor vorzieht, kann sich die Originalversion bei PM Hut durchlesen.

Eine Antwort zu Darth Mac Chronicles #5: 5 häufige methodische PM-Fehler und wie man sie vermeidet

  1. […] Projekt Management Beratung […]

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