Zeitmanagement #3: Welche Zeitfresser eliminieren Sie im Neuen Jahr?

Praxis (Icon)Und wieder stellt sich die Frage nach den guten Vorsätzen…die man am Ende doch nicht lange durchhält. Hier einige konkrete Beispiele für Zeitfresser, die Sie eliminieren können, Stück für Stück, bis Ihnen wieder ausreichend Zeit zur Verfügung steht.

Zeitfresser

Meine letzte Entscheidung zum Erlegen von Zeitfressern in diesem Jahr war das Outsourcing der Buchhaltung. Anfang des Jahres habe ich mich in das Thema eingearbeitet und dachte, mit msuFinanz für den Mac einen guten Fang gemacht zu haben. Die Software hat sich im Nachhinein als Katastrophe mit einer unzähligen Menge an Fehlern entpuppt. Nach dem Onlinebanking fiel zuletzt die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung aus, da der Hersteller vergessen hatte, dass das Finanzamt ein altes Übermittlungsprotokoll ersetzt. Outsourcing kostet Geld, aber davon kann man häufig mehr verdienen, Zeit ist dagegen eine streng limitierte Ressource.

Wo können Sie nun Zeit sparen? Hier eine Liste von Kandidaten:

  • Unklare Ziele
  • Kurze Dinge „mehr als einmal anfassen“ (vgl. Get Things Done)
  • Schlechtes Ablagesystem (vgl. das Nogutchi-Ablagesystem)
  • Keine, zuviel oder unpräzise Kommunikation
  • Schlechte Tagesplanung
  • Versuch, zuviel auf einmal oder mehrere Dinge gleichzeitig zu tun
  • Ablenkung
  • Lärm
  • Fehlende Selbstdisziplin
  • Sachen auf morgen verschieben
  • Hektik
  • Zu wenig Delegation und mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten
  • Mangelnde Vorbereitung auf Gespräche oder Meetings
  • Mangelnde Motivation
  • Papierkram und Lesen
  • Fehlende Übersicht über anstehende Aufgaben
  • Desorganisation (z.B. überhäufter Schreibtisch oder übervolle unsortierte Mailbox)
  • Suche nach Notizen, Zettel, Telefonnummern oder Dateien
  • Mangelndes Teamwork
  • Mangelnde Koordination
  • Unangemeldete Besucher
  • Ständige Unterbrechungen durch Telefonanrufe
  • Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
  • Unvollständige, falscher oder verspätete Informationen
  • Aufgaben nicht zu Ende führen
  • Alle Fakten wissen wollen
  • Wartezeiten

Wählen Sie Ihre drei größten Zeitfresser aus, die Sie als erstes angehen wollen. Analysieren Sie relevante Situationen objektiv und legen Sie konkrete nachvollziehbare Maßnahmen für sich fest. Wenn Sie signifikante Fortschritte erzielt haben für die drei Punkte, wählen Sie die nächsten Punkte, die Ihnen wichtig sind. Ggf. macht es Sinn, sich eine Software zuzulegen, mit der man am Rechner (zumindest beruflich) seine täglichen Arbeiten notiert und ihren Zeitaufwand misst. Manchmal erlebt man eine unangenehme Überraschung und erkennt, dass man sich hinsichtlich des Zeitaufwands für einige Dinge etwas vorgemacht hat. Oder die Aufgaben sind doch unkompliziert gewesen und man hat sie nur vermeiden wollen, oder Dinge wie Bloggen sind doch ein viel größerer Aufwand als vorher gedacht…

In diesem Sinne wünsche ich viel Erfolg, und nutzen Sie die gewonnene Zeit um auch in diesem Blog einmal einen Kommentar zu hinterlassen 🙂

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