E-Mail-Regeln für Projekte

PraxisNach einer vom BITKOM-Verband beauftraten Studie wünschen sich mehr als die Hälfte von 1.001 befragten Privatpersonen Orientierungshilfen des Arbeitgebers für den Umgang mit dem Medium E-Mail. Übertragen auf das Projektmanagement ergibt sich daraus die Forderung, den Umgang mit dem Medium in Projekten zu regeln wenn noch keine ausreichenden Regelungen oder best practices existieren. Ein Kommunikationskonzept sollte hier also angemessene Vorgaben machen und festlegen über welches Medium welche Informationen bevorzugt ausgetauscht werden sollten und wer diese Informationen empfängt.

Weniger ist an dieser Stelle oft mehr, da mit der Menge der Mails auch deren Bedeutung sinkt.

Einige Empfehlung gibt der Artikel Mit E-Mails arbeiten: so kommunizieren Sie effektiv von Nicolai Rathmann in der Februar-Ausgabe des Projekt Magazins diesen Jahres. Einige Tipps sind:

  • Abschalten der Eingangsbenachrichtigungen um das Lesen der Mails zeitlich selbst zu steuern
  • Einrichtung fester E-Mail-Zeiten
  • Jede E-Mail nur einmal angehen
  • Erst informieren – dann antworten
  • Kurzes Feedback an den Sender wenn die Bearbeitung länger dauern sollte
  • Nur Informationen per Mail verschicken die nicht vertraulich sind
  • Keine Weiterleitung persönlicher Mails ohne Rückfrage

Und hier ein Tipp von mir: Schalten Sie unbedingt die automatischen Empfangsbestätigungen ab. Zum einen füllen sie die Mailboxen nur wieder mit weiteren Informationen fragwürdiger Relevanz, zum anderen hat der Empfänger die E-Mail ggf. nur abgeholt, nicht aber gelesen. Dies kann soweit gehen, dass bei ungünstigen Konstellationen die Mails als „ungelesen gelöscht“ gemeldet werden trotzdem sie gelesen wurden.

Viele weitere Tipps für die konkrete Gestaltung von E-Mails finden Sie im o.g. Artikel.

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