Nochmal 10 Tipps zur E-Mail-Produktivität

Jochen Lillich hat im Selbstadministrations-Blog zehn Tipps rund um das Thema E-Mail beschrieben, basierend auf einem Posting im Lifehacker-Blog. Sie decken sich teilweise mit meinem Posting zu High-Speed-Mail-Triage und erweitern sie:

1. Markiere/Priorisiere Nachrichten, die allein an dich gerichtet sind
2. Definiere wichtige Filter
3. Lerne fortgeschrittene Suchfunktionen
4. Bearbeite Mails in Blöcken
5. Lass dir Dateien per E-Mail schicken
6. Gruppiere und organisiere Deine Kontakte
7. Verwalte deine E-Mails nach einem bewährten System
8. Lass dich an Anhänge erinnern
9. Konsolidiere mehrere Adressen in einem Postfach
10. Automatisiere viel verwendete Textbausteine

Dazu einige konkrete Tipps:

The Cult of Done Manifesto

Das Selbstadministrations-Blog hat eine Übersetzung des The Cult of Done Manifesto von Bre Pettis gepostet, dazu gibt es ein Poster von Joshua Rothaas. Gute Unterhaltung!

Darth Mac Chronicles #7: Der Desktop-Messie und die Mail-Fee – Teil 2

Gestern ging es um das Thema Desktop, heute wird im zweiten Teil das Thema Mail behandelt.

Die Inbox: Beschäftigungstherapie

Was machen wir nun mit den Mailsammlern?

Darth Mac Chronicles #6: Der Desktop-Messie und die Mail-Fee – Teil 1

Der Desktop-Messie an sich ist leider eine unter den Bewohnern dieses Planeten inzwischen weit verbreitete Spezies. Dank der recht unterentwickelten Computer geben sie sich meist durch einen Desktop voller Icons zu erkennen. Alternativ halten Sie Ausschau nach den bekannten Kandidaten mit einem riesigen Eingangs-Mailfolder, in dem sie glauben immer alle wichtigen Informationen finden zu können.

Die Desktop-Metapher ist glücklicherweise in der Galaxis nicht allzu verbreitet, insofern hier ein paar Grundlagentipps für den effizienten und effektiven Umgang mit dem Desktop und den Mails:

Zeitmanagement #11: (10+2)*5 oder wie schaffe ich die Arbeit trotz Ablenkung

Sie kennen es wahrscheinlich auch: man sitzt am Schreibtisch, ist auf der einen Seite bereit intensiv zu arbeiten, auf der anderen Seite fühlt man sich bleiern. Abgesehen davon, dass man vielleicht vergessen haben könnte eine Pause zu machen oder in der IT arbeitet, könnte die (10+2)*5-Methode von Merlin Mann helfen.

Er beschreibt mit recht drastischer Wortwahl, wie man trotz schlechter Voraussetzungen eine Stunde sinnvoll arbeiten kann. Die Regeln sind einfach:

Zeitmanagement #10: Rationelles Telefonieren

Zunächst ist Telefonieren ein Zeitdieb. Es reißt einen aus der Arbeit und den Gedankengängen, Anrufer sind regelmäßig schlecht vorbereitet und man selbst bündelt die Telefonat häufig nicht.

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Telefonate rationeller gestalten können.

Checkliste: Wann managen Sie zu viele Projekte?

Angesichts der derzeitigen wirtschaftlichen Lage, ist nicht davon auszugehen, dass es einen Überfluss an Projektmanagern in Unternehmen gibt oder geben wird. Vielmehr werden Ihnen mehr und mehr Projekte angetragen werden. Aber wann leiden die Projekte, auch wenn Sie persönlich noch nicht am Leistungslimit sind?

Eine gute Checkliste hat Mike Boyer Smith auf PM Hut gepostet. Übertragen liest sie sich in etwas so:

Zeitmanagement #9: Muss ich? das jetzt? überhaupt? in dieser Form? tun?

Stellen Sie diese vier Fragen zuerst für jede neue Aufgabe:

1. Muss ich das überhaupt tun?
2. Muss ich das tun?
3. Muss ich das jetzt tun?
4. Muss ich das in dieser Form tun?

Jeder, der Ihnen eine Aufgabe übergibt, wird natürlich seine Wünsche in die Äußerungen bei der Übergabe implizit verpacken. Nicht notwendigerweise stimmen seine Ziele mit Ihren überein. Denken Sie auch an die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgabe in Ihrem Bewertungsschema.

Was gibt es noch zu bedenken bei neuen Aufgaben?

Zeitmanagement #8: Delegation…wie mache ich es richtig?

Für jede Delegation müssen zunächst die folgenden Fragen beantwortet werden:

1. Inhalt: Was soll getan werden?
2. Person: Wer soll es tun?
3. Ziel: Warum soll es getan werden?
4. Vorgehen: Wie soll es getan werden?
5. Termin: Bis wann soll es erledigt werden?

Allerdings finden Menschen jede Menge Gründe gegen das Delegieren:

Zeitmanagement #7: SMARTe Ziele, der Klassiker

Und hier noch einmal der Klassiker zur Definition von Zielen, SMARTe Ziele. Für kurzfristig formulierte Ziele sollten fünf Kriterien genügen, um sie erfolgreich kommunizierbar und gut kontrollierbar zu gestalten:

Zeitmanagement #6: Eisenhowers ABC-Quadranten

Nein, diesmal geht es nicht um verschiedene Waffen, sondern um effektive Wochenplanung. Meist lässt man sich von kurzfristigen Ereignissen überrollen und verliert den Blick für das Wesentliche, nämlich die nächsten Schritte zur Erreichen der langfristigen Ziele. Wie kann man nun das Diktat der Dringlichkeit aushebeln?

Diese Matrix wird General Dwight D. Eisenhower zugeschrieben und liest sich wie folgt:

Zeitmanagement #5: Die Tagesplanung…8 min sparen 1 Stunde

Man schätzt, dass durch nur 8 Minuten Vorbereitung und das konsequente Inangriffnehmen der Arbeit eines Tages, täglich ca. eine Stunde Zeit gespart werden kann. Der wichtigste Schritt dazu ist die Aufstellung realistischer Tagespläne für sich unter Berücksichtigung von:

Zeitmanagement #4: divide et impera

Für die Salami-Taktik gibt es viele Quellen wie divide et impera, Ludwig XI und Descartes. Es geht immer um die Zerlegung umfangreicher Aufgaben in handhabbare Teile, um diese dann schneller und einfacher durchführen zu können. Denn unüberschaubare Aufgaben lähmen und fressen damit unnötig Zeit. Entscheidungen über Teilaufgaben lassen sich häufig viel einfacher treffen, als über die gesamte Aufgabe.

Wie macht dieses Prinzip nun Ihre Ziel- und Zeitplanung erfolgreich?

Was gibt es noch neben Get Things Done (GTD)?

Wolff Horbach fasst in seinem Blog Faktor G ein gutes Posting von Markus Albers zusammen. Neben GTD stellt er zwei Modelle vor:

1. Die Vier-Stunden Woche und
2. Erfolgreiche Gewohnheiten

Definitiv lesenswert und endlich auch mal etwas anderes als GTD.

Zeitmanagement #3: Welche Zeitfresser eliminieren Sie im Neuen Jahr?

Und wieder stellt sich die Frage nach den guten Vorsätzen…die man am Ende doch nicht lange durchhält. Hier einige konkrete Beispiele für Zeitfresser, die Sie eliminieren können, Stück für Stück, bis Ihnen wieder ausreichend Zeit zur Verfügung steht.