CR (Template/Vorlage) – Änderungen müssen bewertet werden…

Wie im Rahmen der Veröffentlichung der CR-Liste bereits kommentiert, genügt es nicht für ein Projekt nur eine Liste von Änderungsanforderungen zu führen. Jede einzelne Änderung sollte über einen Change Manager, dies kann auch der Projektmanager sein, an das Projekt herangetragen werden und einen Bewertungsprozess durchlaufen. Alle größeren Changes sollten hinsichtlich möglicher Lösungsszenarien und deren Auswirkungen untersucht und von einem geeigneten Gremium entschieden werden. Die CR-Vorlage bietet Ihnen einen konkreten Leitfaden um eine Bewertung vorzunehmen, je nach Organisation sollten die Kriterien angepasst werden:

CR-Liste (Template/Vorlage) – keine Keks-Connection mehr…

Viele Projekte scheitern wegen unklarem Inhalt und Umfang. Zum einen ist häufig im Vorfeld der Rahmen des Projekts nicht klar abgesteckt worden, zum anderen kommen den Beteiligten während des laufenden Projekts viele gute Ideen, spätestens wenn sie den ersten Prototypen des Ergebnisses begutachten können. Die Durchsetzung eines effektiven Change Management-Prozesses ist ein wesentliches Mittel, um den Projektumfang im Griff zu halten.

Ein praktisches Problem vieler Projekt ist die „Keks-Connection“, d.h. die Fachseite spricht z.B. bei Softwareprojekten direkt die Entwickler an um Änderungen herbeizuführen. Auf diese Weise werden Inhalt und Umfang, Kosten und die Terminplanung des Projekts in unvorhersehbarer Weise geändert. Im Allgemein nimmt die Qualität bei dieser Vorgehensweise deutlich ab. Alle Chance Requests sollten über den Projektmanager oder einen dedizierten Change Request Manager für ein Projekt entgegengenommen werden.

Die Change Request-Liste ist ein wichtiger Dokument zum Nachhalten der Status der CRs eines Projekts:

Abnahmeprotokoll (Vorlage/Template) – bis auf Nacharbeiten…

Abnahmen sind immer ein leidiges Thema. Der Kunde bekommt meist nicht genau das, was er sich vorgestellt hat und der Lieferant ist der Meinung, dass er so ziemlich alles nach Vorgaben realisiert hat. In der Praxis zeigt sich im Rahmen der Abnahme, ob die Anforderungen ausreichend präzise formuliert wurden. Ggf. gab es auch schon einen Prototypen, zu dem der Kunde Änderungswünsche äußern konnte, vielleicht war er im Rahmen eines agilen Projekts auch ständig vor Ort im Team und hat Teilabnahmen erteilt.

Wie auch immer, es muss dokumentiert werden. Dies kann man mehr oder minder aufwendig gestalten. Das hier vorgestellte Abnahmeprotokoll stellt quasi einen Mindeststandard dar, in dem jede Anforderung zu einem bestimmten Termin zur Abnahme bereitgestellt wird und von einem Verantwortlichen zu einem weiteren Datum möglicherweise mit oder ohne Kommentare abgenommen wird:

Aktualisierte und englische Templates Teil 3 (Template/Vorlage)

Nach einigen Anfragen zu englischsprachigen Templates habe ich heute den verbleibenden Teil der Templatesammlung auf pm-templates.de überarbeitet. Dabei sind auch gleich einige kleine Fehler und Ungereimtheiten in den deutschen Templates beseitigt worden. In der dritten Runde wurden geändert bzw. übersetzt:

Aktualisierte und englische Templates Teil 2 (Template/Vorlage)

Nach einigen Anfragen zu englischsprachigen Templates habe ich heute den zweiten Teil der Templatesammlung auf pm-templates.de überarbeitet. Dabei sind auch gleich einige kleine Fehler und Ungereimtheiten in den deutschen Templates beseitigt worden. In der zweiten Runde wurden geändert bzw. übersetzt:

Aktualisierte und englische Templates Teil 1 (Template/Vorlage)

Nach einigen Anfragen zu englischsprachigen Templates habe ich heute begonnen die Templatesammlung auf pm-templates.de zu überarbeiten. Dabei sind auch gleich einige kleine Fehler und Ungereimtheiten in den deutschen Templates beseitigt worden. In der ersten Runde wurden geändert bzw. übersetzt:

Projekttagebuch (Template/Vorlage) – Jederzeit Rechenschaft ablegen können…

So trivial die Vorlage auch ist, umso wichtiger ist ihr Einsatz. Als Projektmanager kommen Sie immer wieder in die Situation, schnell darlegen zu müssen warum etwas so passiert ist, wie es denn passiert ist. Besonders unangenehm sind Managementeskalationen, auf die man erst mit umfangreichen Recherchen nach dem warum und wer reagieren muss.

Deshalb macht es Sinn, die wichtigsten Schritte, Entscheidungen und Ereignisse eines Projekts in einem Projekttagebuch festzuhalten:

Risikoregister (Template/Vorlage) – Überraschungen in den Griff bekommen…

Heutzutage leider stark unterbewertet, stellt ein gutes Risiko- und Chancenmanagement einen wichtigen Erfolgsfaktor für Projekte dar. Dies bezieht sich insbesondere auch auf kleine Projekte. Grundsätzlich läuft Risiko- bzw. Chancenmanagement in mehreren Schritten ab:

1. Risiko-/Chancenidentifikation – welche Chancen/Risiken gibt es?
2. Qualitative Analyse – wie gravierend/hilfreich sind sie?
3. opt. quantitative Analyse
4. Maßnahmenplanung – was tun?
5. Risiko-/Chancensteuerung

Das Template unterstützt die ersten beiden und die letzten beiden Schritte, umfassende quantitative Analysen erfordern dedizierte Tools.

Ein wesentlicher Aspekt des Templates ist die Priorisierung von Risiken und Chancen aufgrund von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung:

Die Einstufung der Auswirkung eines Risikos oder einer Chance erfolgt in den Stufen gering, mittel, hoch und fatal. Dahinter steht ein Katalog von Kriterien, der für jede Organisation geeignet angepasst werden muss. Dieses Thema wird in einem der nächsten Postings konkretisiert.

Stakeholderliste (Template/Vorlage) – wie ich sie auf meine Seite bringe…

Kommunikation hat sich zu dem Erfolgsfaktor für Projekte schlechthin entwickelt. Um diesen Hebel erfolgreich ansetzen zu können, muss neben den dem Projekt nahe stehenden Personen aus der Kommunikationsmatrix für wichtige Projekte eine Liste der vom Projekt positiv oder negativ betroffenen Personen und Organisationseinheiten geführt werden.

Besprechungsprotokoll (Vorlage/Template) – es wurde vor einer Woche entschieden, dass …

Heute einmal ganz unspektakulär eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll mit der lesson learned: jedes Meeting in dem Entscheidungen gefällt, Termine vereinbart, Aufgaben verteilt oder wesentliche Informationen verteilt werden, muss dokumentiert werden. Ausnahme: es gibt gute Gründe den Inhalt des Meetings vertraulich zu behandeln. Nichts ist angenehmer für einen Projektmanager, als in eine schwierige Diskussion mit dem Wissen einzusteigen, dass es zum Thema bereits verbindliche Aussagen gab, welche in einem Protokoll festgehalten wurden. Trotzdem muss auch in solchen Fällen mit gesunden Menschenverstand entschieden werden, ob man diesen Hebel in der Diskussion verwenden will.

Den Download-Link gibt es der Konsistenz halber wie immer unter pm-templates.de.

Issue log/Problemprotokoll (Template/Vorlage) – Probleme im Griff

Nach einigen Monaten Pause geht es endlich wieder mit dem Templates weiter.

Projektmanagement ist in vielerlei Hinsicht das Lösen von Problemen. Eine Sonderform der Probleme sind Risiken. Sie sind Probleme, die noch nicht eingetreteten sind, allerdings mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten könnten. Die bereits eingetretenen Probleme, Begebenheiten, Sachverhalte und Themen (so die Übersetzung von Issue auf dict.leo.org), sollten in Projekten in einem Issue log festgehalten werden. Dies erhält die Übersicht, spart Zeit und ermöglicht ein professionelleres Managen des Projekts. Aus meiner Erfahrung heraus empfehle ich auf Basis der hier angebotenen Excel-Datei eine Wiki-Seite, da sie besser zugänglich ist als Dateien, die in diversen Versionen auf irgendwelchen Shares herumliegen. Wenn Sie Interesse an Wiki-Templates haben, schreiben Sie bitte einen Kommentar auf dieses Posting unter Angabe der von Ihnen eingesetzten Wiki-Software.

SCAMPER – Kreativitätscheckliste und Mindmap

Den Hinweis vom Toolblog auf SCAMPER finde ich so gut, dass ich ihn Ihnen gerne weitergeben möchte. Es gibt diverse Checklisten-Systeme zur Unterstützung von Kreativitätstechniken, SCAMPER setzt sich aus

1. S – Substitue
2. C – Combine
3. A – Add
4. M – Modify
5. P – Put (to another use)
6. E – Eliminate
7. R – Reverse

zusammen. Dazu gibt es im Mindjet-Blog auch eine Mindmapping-Vorlage:

Lessons Learned (Template/Vorlage) – was können wir zukünftig besser machen?

Lernen aus Projekten ist heute ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Für die Weiterentwicklung des Reifegrades des gelebten Projektmanagements eines Unternehmens gehört bei größeren Projekten dazu die Aufnahme und Analyse von lessons learned am Ende jeder Projektphase sowie für alle Projekte jeweils zum Projektabschluss. Das neue Template liefert konkrete Vorschläge und Hinweise zur Dokumentation von Projekterfahrungen für zukünftige Projekte:

Aufgabenliste und Zeitinventur (Template/Vorlage) – Woher bekomme ich mehr Zeit?

Wenn Sie ein neues Projekt übernehmen oder einen neuen Job antreten, werden Sie meist von einer Unmenge Aufgaben erschlagen. Mit den Erfahrungen der letzten Jahre habe ich für Sie eine Aufgabenliste zusammengestellt, die bei der Priorisierung und der Kontrolle der Aufgaben hilft und eine Zeitinventur für das eigene Zeitmanagement enthält. Für beides gibt es viele Tools, allerdings helfen Outlook etc. nicht wirklich, wenn der zeitliche Notstand hereinbricht. Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Template sollte es schnell wieder aufwärts gehen, gefolgt vom Umstieg auf ein einfacheres Tool. Vor einiger Zeit habe ich zur Wichtigkeit der täglichen Aufgabenplanung die These 1 Stunde Zeit durch 8 Minuten Tagesplanung sparen gepostet. Hier nun der Weg dahin:

Mit der Aufgabenliste planen und kontrollieren Sie Ihre Arbeit:

Funktionendiagramm (Template/Vorlage) – Kompetenzen, Aufgaben, Rollen

Ursprünglich für die Verknüpfung der Prozesse von Ablauforganisationen und Strukturen von Aufbauorganisationen 1929 von Eva und Ernst Hijmans entwickelt, können auch Aufgaben und Rollen in Projekten über Funktionendiagramme beschrieben werden. In dieser Hinsicht stellen Sie eine Alternative zu Verantwortlichkeitsmatrizen dar. Sie Zuordnungen in Funktionendiagrammen sind

• E – Entscheidung
• P – Planung
• A – Ausführung
• K – Kontrolle
• X – Gesamtfunktion

Hier ein Funktionendiagramm am Beispiel dieses Blogs: