BOSCARD – wie Sie die Entscheidung FÜR das Projekt bekommen

Ein wichtiger Schritt ist immer die Entscheidung für ein Projekt bzw. Vorhaben. Vermutlich auf Cap Gemini geht dabei die Darstellung als BOSCARD zurück. Die auf PROJECT SMART berichtete Vorgehensweise ist management-kompatibel und bietet sich für kurze Steckbriefe an. Die Inhalte, die die Abkürzung ausmachen sind:

• B – Background
  Hintergrundinformationen einschließlich der Gründe für das Projekt sowie eine Liste der Stakeholder, die vom Projekt profitieren
• O – Objectives
  Die Projektziele entsprechend den SMART-Kriterien
• S – Scope
  Inhalt und Umfang des Projekts basierend auf Eigenschaften und Funktionen
  

Dokumentierte kostenlose PM-Templates bei pmtips.net

Ich bin ein Freund von coopetition und in diesem Sinne möchte ich Ihnen die Template-Sammlung bei pmtips.net empfehlen. Dort finden Sie vor allem viele Informationen rund um die Inhalte der vorgeschlagenen Templates, dafür aber keine fertig formatierten Downloads in Excel- oder Word-Format.

Folgende Templates sind verfügbar:

• Statement of Work
• Project Status Report
• Communication Plan
• Risk Management Plan
• Lessons Learned
• Requirements Traceability Matrix
• Market Analysis
• Project Management Methodology
• Quality Management Plan
• Project Request Document
• Project Charter Document
• Business Case Document
• Change Order Request
• Resource Request
• Onsite Visit Progress Report
• Procurement Plan
• Lessons Learned Survey
• Disaster Recover Plan

World Café – Ideen-Inkubator oder interdisziplinärer Ideenaustausch?

Im Rahmen der GPM Forschungswerkstatt in Berlin (Berichte Tag 1 und Tag 2) fragt mich Prof. Schelle, was ich von der World Café-Methode halten würde. Hier nun die versprochene Antwort.

Die Methode wurde von den amerikanischen Unternehmensberatern Juanita Brown und David Isaacs entwickelt und zielt darauf ab, dass Teilnehmer solcher Workshops auf Basis ihres kollektiven Wissens in konstruktiven Gesprächen neue Perspektiven, Denkweisen und Handlungsweisen entwickeln. Dazu können 12 bis 2.000 Teilnehmer in kleine Gruppen von 4-5 Personen aufgeteilt werden, die in gemütlicher Kaffeehaus-Atmosphäre diskutieren. Die Tische der Kleingruppen sind mit Papier bespannt, auf denen die Teilnehmer Ideen und Ergebnisse notieren können. Im Rahmen einer 2-3-stündigen Veranstaltung diskutieren die Teilnehmer jeweils 15-30 Minuten pro Tisch und mischen sich dann neu. Pro Tisch gibt es einen Moderator, der in die Methode einführt, die Diskussion bei Bedarf lenkt und jede neue Gruppe in den Verlauf und die Ergebnisse der vorherigen Runde einführt. Wichtig ist die Ausarbeitung geeigneter Fragen, die jede kurze Diskussionsrunde ausrichten. Das Ende eines World Cafés bildet eine Reflexionsphase.

PM-Cartoons und die ultimative Affenschaukel

Meine Kreativität ist gestern in ein Buchprojekt geflossen, deshalb gibt es heute aufgewärmte Dosenware. Bright Hub ist nicht unbedingt ein Hightlight der PM-Blogs, allerdings gefällt mir die Liste der besten PM-Comics gut. Hier meine Favoriten:

• Dilbert
  Kennt ihn jemand nicht? Immer eine unterhaltsame Quelle um Präsentationen aufzupeppen und kulturelle Probleme von Organisationen auf den Punkt zu bringen.

• Randy Glasbergen
  Hier gibt es von Zeit zu Zeit gute Change Management-Comics.

• Cartoon Resource
  Eine Reihe von Comiczeichnern publizieren in der Sektion Change Management. Viel Spaß!

• Carton Stock
  Funktioniert wie Cartoon Resource, nur kann man hier auch gleich die Cartoons lizensieren…

• Andertoons
  hat ebenfalls einen Bereich für Management, hier regiert der schwarze Humor.

• Ted Goff
  Auch hier wieder eine Runde Change Management…

• Grantland
  Ebenfalls Change Management

• Die ultimative Affenschaukel
  Vor einiger Zeit hatte ich den ursprünglichen Cartoon mit der Affenschaukel schon gepostet. Auf dieser Seite können Sie aus einer vergrößerten Auswahl von Bildern und eigenen Untertiteln ihren eigenen Cartoon zusammenstellen (vgl. rechte Seite des Postings). So muss das sein!

In diesem Sinne komme ich diese Woche hoffentlich auch wieder mehr zum Bloggen.

1 Jahr Enterprise Wiki – Erfahrungsbericht der T-Systems MMS

Als Betroffener einer Sharepoint-Einführung merke ich gerade, wie sehr mit ein Enterprise Wiki im aktuellen Umfeld fehlt. Es zwar schön, dass Sharepoint eine Datenbank-Anbindung hat und gut mit Office integriert ist, aber letztlich erscheint mir das Leben damit reichlich kompliziert. Deshalb hat mich der Bericht der T-Systems MMS über ein Jahr Confluence besonders gefreut. Hier die wichtigsten Punkte:

Managing by Walking Around (MBWA) – ein alter Hase berichtet

Das Blog PM Hut hat mich auf einen Artikel von Noel Hinners, einem alten NASA-Manager gebracht, der aus seinen Erfahrungen zu Managing by Wandering seit den frühen Sechzigern berichtet. Ich fand den Artikel spannend und kann ihn uneingeschränkt weiterempfehlen, wann berichtet schon ein alter Hase.

Abnahmeprotokoll (Vorlage/Template) – bis auf Nacharbeiten…

Abnahmen sind immer ein leidiges Thema. Der Kunde bekommt meist nicht genau das, was er sich vorgestellt hat und der Lieferant ist der Meinung, dass er so ziemlich alles nach Vorgaben realisiert hat. In der Praxis zeigt sich im Rahmen der Abnahme, ob die Anforderungen ausreichend präzise formuliert wurden. Ggf. gab es auch schon einen Prototypen, zu dem der Kunde Änderungswünsche äußern konnte, vielleicht war er im Rahmen eines agilen Projekts auch ständig vor Ort im Team und hat Teilabnahmen erteilt.

Wie auch immer, es muss dokumentiert werden. Dies kann man mehr oder minder aufwendig gestalten. Das hier vorgestellte Abnahmeprotokoll stellt quasi einen Mindeststandard dar, in dem jede Anforderung zu einem bestimmten Termin zur Abnahme bereitgestellt wird und von einem Verantwortlichen zu einem weiteren Datum möglicherweise mit oder ohne Kommentare abgenommen wird:

Hiring externer Projektmanager – Do’s and Don’ts

In der aktuellen Ausgabe des Projekt Magazins hat sich Michael Schiedermeier der Frage gewidmet, wie man externe Projektmanager rekrutiert. Darin weist er auf einige wichtige Punkte hin, aus meiner Erfahrung auf allen drei Seiten (Berater, Vermittler, Kunde) ergeben sich noch einige zusätzliche Anmerkungen.

Größere Unternehmen schließen heute selten direkt mit Externen Verträge ab und lagern diese Aufgabe häufig an Vermittlungsunternehmen aus. Dies hat auf der einen Seite den Vorteil der Arbeitsersparnis für das Unternehmen und ggf. günstigere Konditionen und Bedingungen durch Rahmenverträge, führt aber mangels Fachkenntnissen fast aller Vermittlungsunternehmen und dem Weg an der eigenen Personalabteilung vorbei häufig zu einem teureren und schlechteren Ergebnis, insbesondere bei komplexen Profilen wie denen von Projektmanagern.

Gerade in den Ausschreibungen findet man, wie von Herrn Schiedermeier gleich zu Anfang richtig ausgeführt, meist den Wunsch nach Allroundkünstlern, die neben tiefen Fachkenntnissen auch perfekte Projektmanager sein sollen. Diese Rolle des „technischen Seniorprojektmanagers“ ist ein klassischer Fehltritt in den üblicherweise geposteten Positionsbeschreibungen.

Wie macht man es nun richtig?

Projektsponsoren – Wie finde ich den Richtigen?

Gestern hat Ken Hanley im Project Smart-Blog ein langes Posting mit dem Titel Avoiding the accidential project sponsor veröffentlicht. Er beleuchtet das Problem des Projektsponsorings von verschiedenen Seiten, vor allem das Problem Manager als Sponsoren zu wählen, die durch den Projekterfolg/-misserfolg nicht nachhaltig betroffen sind. Das Posting ist mehr als lesenswert, zur Motivation hier einige Punkte daraus, die mir wichtig sind:

1. Ein geeigneter Projektsponsor kann die Fragen danach beantworten, wann das Projekt beendet und ob es ein Erfolg ist.
2. Mehr als ein Sponsor führt zu Problemen.
3. Die Pflichten eines Sponsors enden nicht mit dem Kickoff-Meeting.
4. Auch Sponsoren sollten geschult werden, am Besten mit Kollegen, die auf der gleichen Ebene sind.
5. Wenn der Sponsor wiederholt zu beschäftigt ist, um an den entscheidenen Meetings des Projekts teilzunehmen, ist er der falsche Sponsor.

Viel Spaß beim Lesen!

Aktualisierte und englische Templates Teil 3 (Template/Vorlage)

Nach einigen Anfragen zu englischsprachigen Templates habe ich heute den verbleibenden Teil der Templatesammlung auf pm-templates.de überarbeitet. Dabei sind auch gleich einige kleine Fehler und Ungereimtheiten in den deutschen Templates beseitigt worden. In der dritten Runde wurden geändert bzw. übersetzt:

21 Punkte-Checkliste für den guten Projektmanager

MacPM hat auf Project Smart eine gute Checkliste für Projektmanager gefunden. Alle dort aufgeführten Punkte sind mit Kurzartikeln hinterlegt und sollten definitiv in Projekten beachtet werden.

Meine Favoriten sind:

Die Steinsuppe – oder wie man Stakeholder „onboarded“

Sigrid Hauer hat wieder eine ihrer wunderbaren „Geschichten“ gepostet. Da das Thema Stakeholder in kürzester Zeit an einen Tisch bringen diese Woche bei mir dominierte, hier dazu die Geschichte über die Steinsuppe.

Im Grunde genommen verwendet der Soldat in der Geschichte eine Zwiebeltechnik, in dem er zunächst seine Suppe mit einem Stein beginnt und die Dorfbewohner nacheinander dazu bringt jeweils ein kleines Stück beizutragen, bis am Ende eine leckere Suppe entsteht.

Wie sollten Sie nun als Projektmanager vorgehen?

Ist das ein Stakeholder? Die Checkliste.

Lynda Bourne hat im PMI® Blog Voices on Project Management vor zwei Tagen eine praktische Checkliste gepostet. Dabei hat sie die Frage, wer nun Stakeholder eines Projekts ist recht praktisch beantwortet über den Anteil, den eine Person am Projekt haben kann:

• Interesse: Entscheidungen im Verlauf des Projekts oder hinsichtlich seiner Ergebnisse betreffen die Person.
• Rechte: Die Person hat das Recht in einer gewissen Weise behandelt zu werden bzw. ein Recht dieser Person muss geschützt werden im Rahmen des Projekts.
• Eigentum: Die Person hat ein Anrecht auf Assets oder Besitztümer im Zusammenhang mit dem Projekt.
• Wissen: Die Person verfügt über Wissen, dass für das Projekt benötigt wird.
• Einfluss: Die Person wird durch die Arbeit im Projekt oder dessen Ergebnisse beeinflusst, oder kann diese umgekehrt beeinflussen.
• Beitrag: Die Person trägt zum Projekt bei über Assets, Ressourcen, Budget oder Fürsprache bei.

Wie komme ich zu meinen 60 PDUs?

Gerade ist die Frage, wie man nun an die 60 PDUs in drei Jahren kommt um den PMP® zu behalten an Cornelius Fichtner gestellt worden. Randbedingung des Anfragenden ist, dass er relativ wenig des PMBOK^® Guide derzeit in der Praxis umsetzt. Hier also ein Kochrezept für die 60 PDUs in drei Jahren (vgl. auch CCR-Seite des PMI):

Wie sollten Sie sich als professioneller Projektmanager verhalten?

Gestern hat Glen Alleman in seinem Blog eine konkrete Liste von Punkten darüber, wie man sich als Projektmanager verhalten sollte, veröffentlicht. Definitiv lesenswert!

• Habe alle Fakten verfügbar!
  • Keine Sucherei in Notizen
  • Nichts erfinden
  • Nicht Leute davon überzeugen, dass die eigene Idee besser ist wenn es keine praktischen Erfahrungen und Beweise dazu gibt
  • Tiefes Verständnis von Kontext und Domäne aller Diskussionspunkte bevor Alternativen vorgeschlagen werden