Abnahmeprotokoll (Vorlage/Template) – bis auf Nacharbeiten…

Abnahmen sind immer ein leidiges Thema. Der Kunde bekommt meist nicht genau das, was er sich vorgestellt hat und der Lieferant ist der Meinung, dass er so ziemlich alles nach Vorgaben realisiert hat. In der Praxis zeigt sich im Rahmen der Abnahme, ob die Anforderungen ausreichend präzise formuliert wurden. Ggf. gab es auch schon einen Prototypen, zu dem der Kunde Änderungswünsche äußern konnte, vielleicht war er im Rahmen eines agilen Projekts auch ständig vor Ort im Team und hat Teilabnahmen erteilt.

Wie auch immer, es muss dokumentiert werden. Dies kann man mehr oder minder aufwendig gestalten. Das hier vorgestellte Abnahmeprotokoll stellt quasi einen Mindeststandard dar, in dem jede Anforderung zu einem bestimmten Termin zur Abnahme bereitgestellt wird und von einem Verantwortlichen zu einem weiteren Datum möglicherweise mit oder ohne Kommentare abgenommen wird:

Aktualisierte und englische Templates Teil 2 (Template/Vorlage)

Nach einigen Anfragen zu englischsprachigen Templates habe ich heute den zweiten Teil der Templatesammlung auf pm-templates.de überarbeitet. Dabei sind auch gleich einige kleine Fehler und Ungereimtheiten in den deutschen Templates beseitigt worden. In der zweiten Runde wurden geändert bzw. übersetzt:

Das Blog als Buch oder das Buch im Blog: das neue PM-Buch des projekt (B)LOG

Das projekt (B)LOG schreibt ein Buch (Cleo Becker und Eberhard Huber). Es wird um den Faktor Mensch im Projektmanagement gehen. Auf der einen Seite wird das Potential der Menschen in Projekten häufig nicht wirklich genutzt, auf der anderen Seite ist der Mensch im Projekt auch immer wieder Risiko. Das Buch soll unter der Creative Commons-Lizenz erscheinen und wird zum großen Teil im Blog der Kollegen entwickelt werden.

Ist der Weg gangbar?

Aktualisierte und englische Templates Teil 1 (Template/Vorlage)

Nach einigen Anfragen zu englischsprachigen Templates habe ich heute begonnen die Templatesammlung auf pm-templates.de zu überarbeiten. Dabei sind auch gleich einige kleine Fehler und Ungereimtheiten in den deutschen Templates beseitigt worden. In der ersten Runde wurden geändert bzw. übersetzt:

Projekttagebuch (Template/Vorlage) – Jederzeit Rechenschaft ablegen können…

So trivial die Vorlage auch ist, umso wichtiger ist ihr Einsatz. Als Projektmanager kommen Sie immer wieder in die Situation, schnell darlegen zu müssen warum etwas so passiert ist, wie es denn passiert ist. Besonders unangenehm sind Managementeskalationen, auf die man erst mit umfangreichen Recherchen nach dem warum und wer reagieren muss.

Deshalb macht es Sinn, die wichtigsten Schritte, Entscheidungen und Ereignisse eines Projekts in einem Projekttagebuch festzuhalten:

Kostenlose Testfragen zum PMP®

Immer wieder gern genommen, die kostenlosen Vorbereitungsfragen auf die Prüfung zum PMP^®. Oliver Lehmann, Trainer aus München, pflegt eine Liste von Quellen kostenloser Prüfungsfragen und bietet auch selbst viele an:

• Anbieterliste kostenloser Prüfungsfragen
• 175 englische Prüfungsfragen mit deutscher Sprachhilfe
• 75 Testfragen mit 90-Minuten-Countdown

In diesem Falle sei mir die „Werbung“ verziehen, denn die Frage nach kostenlosen Fragen kommt einfach zu oft in den gängigen Foren. Falls jemand kostenlose Prüfungsfragen für die GPM-Prüfungen kennt wäre ich interessiert.

PMI® Agile Community of Practice

Die Agile Community of Practice des PMI^® ist gestartet. Ziel ist die Bereitstellung von Wissen und eines virtuellen Forums für Interessierte mit best practices, Techniken etc. im Bereich agiles Projektmanagement. Vor allem soll viel geforscht werden, in der Stichwortliste findet sich u.a.:

1. Verhältnis zwischen PMBOK^® Guide und Agilem Projektmanagement erforschen
2. Was ist agil und was nicht?
3. Lernen über das Agile Manifest, seine Prinzipien und Werte
4. Lernen über agile Frameworks, Vorgehensweisen und Werkzeuge
5. Lernen über die Vorteile agiler Vorgehensweisen
6. Lernen über die Rollen und Verantwortung agiler Teammitglieder
7. Entwicklung eines gemeinsamen Lexikons mit PMI Terminologie und agiler Terminologie
8. Networking etc. pp.

Weiterhin soll die agile nicht-PM-Community angesprochen und mit Werkzeugen und Techniken unterstützt werden.

Der Gehalt der Liste ist ungefähr so gut wie die Antwort des PMI auf meine Bestellung:not yet shipped

Risikoregister (Template/Vorlage) – Überraschungen in den Griff bekommen…

Heutzutage leider stark unterbewertet, stellt ein gutes Risiko- und Chancenmanagement einen wichtigen Erfolgsfaktor für Projekte dar. Dies bezieht sich insbesondere auch auf kleine Projekte. Grundsätzlich läuft Risiko- bzw. Chancenmanagement in mehreren Schritten ab:

1. Risiko-/Chancenidentifikation – welche Chancen/Risiken gibt es?
2. Qualitative Analyse – wie gravierend/hilfreich sind sie?
3. opt. quantitative Analyse
4. Maßnahmenplanung – was tun?
5. Risiko-/Chancensteuerung

Das Template unterstützt die ersten beiden und die letzten beiden Schritte, umfassende quantitative Analysen erfordern dedizierte Tools.

Ein wesentlicher Aspekt des Templates ist die Priorisierung von Risiken und Chancen aufgrund von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung:

Die Einstufung der Auswirkung eines Risikos oder einer Chance erfolgt in den Stufen gering, mittel, hoch und fatal. Dahinter steht ein Katalog von Kriterien, der für jede Organisation geeignet angepasst werden muss. Dieses Thema wird in einem der nächsten Postings konkretisiert.

Stakeholderliste (Template/Vorlage) – wie ich sie auf meine Seite bringe…

Kommunikation hat sich zu dem Erfolgsfaktor für Projekte schlechthin entwickelt. Um diesen Hebel erfolgreich ansetzen zu können, muss neben den dem Projekt nahe stehenden Personen aus der Kommunikationsmatrix für wichtige Projekte eine Liste der vom Projekt positiv oder negativ betroffenen Personen und Organisationseinheiten geführt werden.

Besprechungsprotokoll (Vorlage/Template) – es wurde vor einer Woche entschieden, dass …

Heute einmal ganz unspektakulär eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll mit der lesson learned: jedes Meeting in dem Entscheidungen gefällt, Termine vereinbart, Aufgaben verteilt oder wesentliche Informationen verteilt werden, muss dokumentiert werden. Ausnahme: es gibt gute Gründe den Inhalt des Meetings vertraulich zu behandeln. Nichts ist angenehmer für einen Projektmanager, als in eine schwierige Diskussion mit dem Wissen einzusteigen, dass es zum Thema bereits verbindliche Aussagen gab, welche in einem Protokoll festgehalten wurden. Trotzdem muss auch in solchen Fällen mit gesunden Menschenverstand entschieden werden, ob man diesen Hebel in der Diskussion verwenden will.

Den Download-Link gibt es der Konsistenz halber wie immer unter pm-templates.de.

Issue log/Problemprotokoll (Template/Vorlage) – Probleme im Griff

Nach einigen Monaten Pause geht es endlich wieder mit dem Templates weiter.

Projektmanagement ist in vielerlei Hinsicht das Lösen von Problemen. Eine Sonderform der Probleme sind Risiken. Sie sind Probleme, die noch nicht eingetreteten sind, allerdings mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten könnten. Die bereits eingetretenen Probleme, Begebenheiten, Sachverhalte und Themen (so die Übersetzung von Issue auf dict.leo.org), sollten in Projekten in einem Issue log festgehalten werden. Dies erhält die Übersicht, spart Zeit und ermöglicht ein professionelleres Managen des Projekts. Aus meiner Erfahrung heraus empfehle ich auf Basis der hier angebotenen Excel-Datei eine Wiki-Seite, da sie besser zugänglich ist als Dateien, die in diversen Versionen auf irgendwelchen Shares herumliegen. Wenn Sie Interesse an Wiki-Templates haben, schreiben Sie bitte einen Kommentar auf dieses Posting unter Angabe der von Ihnen eingesetzten Wiki-Software.

Collaboration Tools – die Übersicht

Nach einem Monat Trockenkost mit dem agilen PMBOK^® Guide geht es jetzt wie versprochen praxisorientierter weiter. Bevor ich mich in neuen eigenen Content stürze, arbeite ich wie immer meine Sammlung der besten Postings anderer Blogs auf. Gleich zu oberst liegt ein hervorragender Tipp des ToolBlog mit einer Mindmap über Collaboration Tools. Die Übersicht ist gigantisch:

Viele wichtige Softwareangebote sind enthalten, allerdings gibt es auch Lücken wie die Suche nach Projectplace ergab. Gut ist, dass man die Map in diverse Format exportieren und per RSS-Feed Änderungen abonnieren kann.

GANTT-Charts webbasiert erzeugen und in MS Project importieren

Stephan List vom ToolBlog hat mit gantter.com ein interessantes Tool vorgestellt. Es erlaubt die Erstellung von GANTT-Charts sowie die Verwaltung von Kalendern, Ressourcen und Kosten im Web. Das Ergebnis kann dann nach MS Project transferiert werden. Die Oberfläche sieht professionell aus:

Lessons Learned (Template/Vorlage) – was können wir zukünftig besser machen?

Lernen aus Projekten ist heute ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Für die Weiterentwicklung des Reifegrades des gelebten Projektmanagements eines Unternehmens gehört bei größeren Projekten dazu die Aufnahme und Analyse von lessons learned am Ende jeder Projektphase sowie für alle Projekte jeweils zum Projektabschluss. Das neue Template liefert konkrete Vorschläge und Hinweise zur Dokumentation von Projekterfahrungen für zukünftige Projekte:

Was bringt Codebeamer für Projekte und wie installiert man es auf einem Mac?

Seit einiger Zeit habe ich firmenintern den Enterprise Wiki Confluence in einer kostenlosen Version verwendet. Aufgrund erweiterter Anforderungen bin ich heute auf Codebeamer, eine kollaborative Entwicklungsplattform gewechselt, die es ebenfalls in einer kostenlosen Version gibt. Gegenüber einem reinen Wiki bringt Codebeamer ein paar Module mehr mit:

• Wiki
• Tracker (Verallgemeinerung von Bugtrackern)
• Dokumentenmanagement
• Sourcecode und Build Management
• Configuration Management
• Foren
• Chat
• Reporting

Für Projekte, die Enterprise 2.0-affin sind, bringt die Integration der Module erhebliche Vorteile gegenüber Einzellösungen mit sich. Insbesondere können alle Informationen vernetzt werden, ergänzt durch Integrationen mit diversen anderen Plattformen und Tools.

Installation auf dem Mac