Der agile PMBOK® Guide 4th edition – Kostenmanagement

Nach kurzer Pause geht es in der Serie zum agilen PMBOK^® Guide heute um Kosten und Budgets. Wenn man über Google nach SCRUM und Kostenmanagement sucht, wird man nicht fündig. Einen direkten Bezug zwischen beiden Themen gibt es aber insofern, als das für agile Projekte eher Kosten- und Zeitgrenzen festgelegt werden können, als präzise Grenzen im Scope. D.h. Projekte werden dann beispielsweise auf eine Kostenobergrenze ausgelegt, wobei hier die vollständigen Personalkosten berücksichtigt werden müssen. An dieser Stelle sind dementsprechend gute Schätzungen der weiteren Kosten des Projekts zu jedem Berichtszeitpunkt besonders wichtig.

Wenn wir uns die Prozesse im PMBOK^® Guide 4th edition ansehen, bedeutet dies:

• Kosten schätzen
  Die Kosten eines agilen Projekts können aufgrund des variablen Scopes nicht präzise geschätzt werden. Trotzdem sind die im PMBOK^® Guide vorgeschlagenen Techniken wir Fachurteil, analoge Schätzung, parametrische Schätzung etc. einsetzbar. Aufgrund eines groben Projektumfangs können die Kosten so ebenfalls grob ermittelt werden. Während des Projekts können die Kosten aufgrund der genaueren Kenntnisse des Scopes schrittweise verfeinert werden, allerdings nicht bis auf das Niveau wie im klassischen Projektmanagement.

• Budget schätzen
  Die Zusammenfassung von geschätzten Kosten einzelner Vorgänge zu einem Budget wird in agilen Projekten aufgrund der bereits in den Einzelpositionen vorhandenen Ungenauigkeiten zu keinem präzisen Ergebnis führen. Je nach Projektgröße macht es Sinn die beiden Prozesse zusammenzufassen zu einem Prozess für grobe Kostenschätzungen. Auf jeden Fall muss für die Kommunikation mit Stakeholdern aus der nicht-agilen Welt eine adäquate Schnittstelle geschaffen werden. Der Finanzbedarf eines Projekts wird meist mit einer oder mehreren Kostenstellen o.ä. abgestimmt werden müssen. Hier bedarf es somit einer Lösung, die diese Schnittstelle bedient. Diese Lösung wird je nach Unternehmen gesondert zu finden sein.

• Kosten steuern
  Mangels einer genauen Kostenplanung, fällt in agilen Projekten auch die Steuerung der Kosten schwer. Im Wesentlichen können die Kosten und ihre Gründe dokumentiert und die weitere Planung aktualisiert werden. Wenn wesentliche Änderungen im Scope anstehen, sollten die Prozesse des Kostenmanagements neu durchlaufen werden, genau wie in klassischen Projekten. Der Anspruch, jede Abweichung von einem ursprünglichen Kostenplan verstehen zu wollen, ist allerdings nicht sinnvoll zu erfüllen.
  Das vom PMI^® bevorzugte Earned Value Management ist für agile Projekte keine geeignete Reportingmethode. Durch ständige Scopeänderungen sind Vergleichswerte wenig aussagekräftig. An dieser Stelle empfehle ich die Lektüre des Artikels Earned Value and Burn Charts von Alistair Cockburn.

Insgesamt ist die Verbindung zwischen agilem Projektmanagement und Kostenmanagement unzufriedenstellend. In der Praxis wird der Projektmanager grobe Schätzungen vornehmen können um eine ausreichende Schnittstelle zur Projektumwelt herstellen zu können. Von der Genauigkeit der Planung klassischer Projekte muss man sich jedoch verabschieden. Umso wichtiger sind gute Schätzungen der zu erwarteten Kosten und eine adäquate Steuerung der Finanzmittel. Je nach Projektgröße sind hier unterschiedliche Ansätze zu wählen wobei eine umfassende Vertiefung des Themas leider den Umfang eines Blogpostings sprengt. Bringen Sie durch Kommentare zum Posting einfach die Punkte ein, die Sie interessieren.